Bygg ankomstlisten rundt flyreiser, ikke totalen for villagjestene
En villaferie kan samle slektninger, venner eller kolleger som har bestilt flyreiser uavhengig. Den delte destinasjonen er kun en del av transportplanen. Ulike lokale datoer, flyplasser og bagasjebehov kan gjøre én gjesteliste til flere veireiser.
Start med en rad for hvert ankommende parti. Registrer flyplasskoden, flynummeret og den lokale ankomstdatoen før du tildeler kjøretøy. En reisende som lander i Punta Cana (PUJ) eller Las Américas (SDQ), blir ikke med på en LRM-henting bare fordi alle bor sammen.
Den LRM til Casa de Campo rute er utgangspunktet for veireisen til flyplassen. Behold den faktiske villaadressen med hver parts instruksjoner i stedet for å sende hele gruppen bare en generell feriestedsplassering.
| Ankomst detalj | Hvorfor det betyr noe |
|---|---|
| Flyreise og lokal dato | Identifiserer den faktiske ankomsten i stedet for datoen den reisende forlater hjemmet. |
| Hovedpassasjer og tilgjengelig kontakt | Gir transportteamet noen som reiser med den parten. |
| Krav til personer, vesker og sitteplasser | Gjør det mulig å sjekke det foreslåtte kjøretøyet for den reisen. |
| Villa og mottakende vert | Kobler flyplasshentingen med personen som kan ta imot gjestene. |
Velg separate hentinger eller be om en delt avgang
Separate henting lar den første parten fortsette til villaen når egen flyplassankomst og sjåførmøte er fullført. Dette kan være nyttig når flyreiser er langt fra hverandre, gjester har andre behov eller den første parten ikke ønsker å vente på et nytt fly.
Et delt kjøretøy kan være verdt å be om når alle er enige om å reise sammen, men planlagte landingstider alene kan ikke etablere en brukbar avgang. Hver part må fortsatt fullføre flyplassformalitetene, samle sekker og nå det bekreftede møtestedet.
For en delt plan, spør transportteamet hvor den første parten skal vente, hvordan alle vil holde kontakten, hvilken venting som er akseptert og hva som skjer hvis det senere flyet endres. Ikke anta at et kjøretøy forblir tilgjengelig på ubestemt tid eller at venting er inkludert i en ordinær flyplasspris.
Be om fullstendig reiserute og pris for det valgte arrangementet. Å dele en publisert kjøretøypris mellom hele villagjestelisten skaper ikke en akseptert flerflyvningsbestilling.
Gi hver ankommende part sine egne brukbare instruksjoner
Nevn en reisekontakt for hver flyvning, samt arrangøren som koordinerer villaoppholdet. En arrangør som allerede er på overnattingsstedet kan kanskje hjelpe, men personen ved ankomst trenger reservasjonsdetaljene og en måte å nå transportteamet direkte.
Send hver part sin egen flyplass, fly, dato, passasjerliste, destinasjon, akseptert pris og instruksjoner for sjåførmøter. Hvis én person betaler for flere reiser, avklar betalingsordningen slik at ankommende gjester vet hva som forventes av dem.
Lagre bekreftet henting på flyplassen offline før du flyr. Unngå å fortelle flere parter å lete etter den samme bilen eller følge en annen gjests melding: instruksjonene må samsvare med reservasjonen de faktisk bruker.
Angi en klar respons på et forsinket eller endret fly
Anta at den ene parten ankommer først og den andre flyvningen er forsinket. Den første parten foretrekker kanskje å fortsette til villaen. Hvis den opprinnelige planen var ett delt kjøretøy, kontakt transportteamet før du endrer det; skille reisene krever tilgjengelighet, nye møteinstrukser og akseptert takst.
På samme måte vil ikke et fly som lander tidlig automatisk flytte hele gruppens avgang fremover. Hold de andre passasjerene og den mottakende verten informert, og be veiteamet bekrefte eventuelle reviderte arrangementer.
Bruk sjekkliste for endret flytransport for oppdateringer. Identifiser den berørte parten og bestillingen når du sender en melding, slik at teamet ikke ved et uhell bruker én reisendes endring på alle.
Unngå å gjøre de første gjestene ansvarlige for å løse en senere fests flyplassmøte mens de reiser til villaen. Gi hver part en direkte kontakt og hold én arrangør ansvarlig for den samlede ankomstlisten.
Sjekk bagasje og seter for hvert faktisk kjøretøy
En stor samlet gjestesum er ikke en bagasjeplan. En part kan komme med golfkofferter, en annen med barnevogn, og en annen med kun kabinbager. Tildel folk og utstyr til reisene de faktisk skal ta.
Hvis partene deler et kjøretøy, kombinere full last før du ber om godkjenning. Spør om barneseter og eventuelle mobilitetskrav samtidig. Ikke anta at ubrukte seter garanterer nok plass til alle tilfeller, eller at utstyr rett og slett kan følge med i et annet kjøretøy.
Den passasjer- og bagasjeplanleggingsguide hjelper med å forberede en fullstendig forespørsel. Hvis gruppen bytter kjøretøy eller deler seg etter en forsinkelse, må du bekrefte hvor bagasjen og eventuelle nødvendige seter skal reise før du godtar erstatningsplanen.
Ordne en mottakende vert for hver villaankomst
Spør verten om gjeldende villaidentifikasjon, kartnål, tilgjengelig kontakt og eventuell gjeste- eller kjøretøyautorisasjon som må ordnes. Bekreft om den medfølgende pinnen identifiserer selve villaen eller bare en fellesinngang.
For hver ankomst, fastslå hvem som skal ta imot gjestene og hvordan de får tilgang. Hvis verten forventer å møte bare den første parten, avklar hvordan senere gjester kommer inn og hvem de skal ringe. Ikke anta at det første kjøretøyets ankomst frigjør tilgang for hver senere reise.
Den Casa de Campo villaoverføringsside støtter veiforespørselen, mens verten bekrefter innkvarteringstilgang. En sjåfør holder ikke automatisk nøkler, gir eiendomsautorisasjon eller forblir på eiendommen til andre fly ankommer.
Fortell verten om endringer som påvirker gjesteoverdragelsen. Hold private gjestedokumenter hos den parten som faktisk krever dem; en nyttig reiserute trenger vanligvis reisedetaljer og kontakter i stedet for en delt mappe med alles identitetsdokumenter.
Forbered også avganger som separate reiser
Gjester som ankommer separat kan også reise på forskjellige dager eller fra forskjellige flyplasser. Lag en avreiseliste ved å bruke hver parts faktiske flytur, lokale dato, flyplass og avtalt innsamlingssted ved villaen.
Be transportteamet bekrefte hver henting og takst. En delt overnattingsadresse betyr ikke at alle skal reise sammen, og en ankomstreservasjon reserverer ikke automatisk et kjøretøy for en annen gjests avgang.
Hvis du ønsker en delt flyplassreise, sjekk at timingen fungerer for hver inkluderte flyreise før du velger den. Koordiner beredskap med gjester og vert, og få veiteamets aksept. Ikke forsink passasjerene på et tidligere fly utelukkende for å passe noen som reiser senere.
Send én oversikt, med en tydelig forespørsel for hver reise
Bruk denne oversikten for å holde arrangørens oversikt i samsvar med instruksjonene som sendes til hvert reisefølge.
- Villaidentifikator, kartnål og mottakende vertskontakt.
- Én ankomstrad per gruppe: flyplass, fly, lokal dato og hovedpassasjer.
- Passasjernummer, bagasje, barneseter og kjøretøykrav for hver reise.
- Separate hentinger forespurt, eller en foreslått delt avgang som krever aksept.
- Spørsmål om venting, et forsinket andre fly og eventuelle reviderte reisekostnader.
- Hvem betaler og hvilke bestillingsdetaljer hvert reisefølge vil motta.
- En egen avgangsliste der returflyvninger allerede er kjent.
Send fly- og villadetaljer gjennom LRM VIP bestillingsskjema, som forklarer hvilke partier du ønsker sitert sammen. En oversikt hjelper teamet med å vurdere forespørselen; det er ikke en erstatning for aksepterte arrangementer for hver reise.
Når du er bekreftet, gi verten den endelige ankomstlisten og send hver part sine egne instruksjoner. Oppdater den listen når planene endres slik at passasjerene, arrangøren, mottakende vert og veiteam jobber fra samme reiserute.
Forbered flyplassmøtet for hver fest
Se gjennom henteprosessen, og send deretter flyreiser, villaadresse og kjøretøykrav for bekreftelse.
Gjennomgå instruksjonene for passasjermøter på flyplassen