Olika flyg, samma villa i Casa de Campo: transfer från LRM

Bygg ankomstlistan runt flyg, inte totalsumman för villagäster

En villasemester kan samla släktingar, vänner eller kollegor som bokat sina flyg på egen hand. Den delade destinationen är bara en del av transportplanen. Olika lokala datum, flygplatser och bagagebehov kan göra en gästlista till flera vägresor.

Börja med en rad för varje ankommande part. Anteckna flygplatskoden, flightnummer och lokalt ankomstdatum innan du tilldelar fordon. En resenär som landar i Punta Cana (PUJ) eller Las Américas (SDQ) går inte med i en LRM-upphämtning bara för att alla bor tillsammans.

Den LRM till Casa de Campo rutt är utgångspunkten för flygplatsresan. Behåll den faktiska villaadressen med varje parts instruktioner istället för att bara skicka hela gruppen en allmän resortplats.

Välj separata hämtningar eller begär en delad avgång

Separata hämtningar låter det första sällskapet fortsätta till villan när dess egen flygplatsankomst och förarmöte är klara. Detta kan vara användbart när flygen ligger långt ifrån varandra, gästerna har olika behov eller den första parten inte vill vänta på ett nytt flyg.

Ett delat fordon kan vara värt att begära när alla kommer överens om att resa tillsammans, men schemalagda landningstider ensamma kan inte fastställa en fungerande avgång. Varje part behöver fortfarande avsluta sina flygplatsformaliteter, samla in väskor och nå den bekräftade mötesplatsen.

För en delad plan, fråga transportteamet var den första parten ska vänta, hur alla kommer att hålla kontakten, vilken väntan som har accepterats och vad som händer om det senare flyget ändras. Anta inte att ett fordon förblir tillgängligt på obestämd tid eller att väntan ingår i en ordinarie flygplatspris.

Begär hela resplanen och priset för det valda arrangemanget. Att dela upp ett publicerat fordonspris mellan hela villans gästlista skapar inte en accepterad flerflygsbokning.

Ge varje anländande part sina egna användbara instruktioner

Namnge en resekontakt för varje flygning, samt arrangören som koordinerar villavistelsen. En arrangör som redan finns på boendet kanske kan hjälpa till, men personen vid ankomsten behöver bokningsuppgifterna och ett sätt att nå transportteamet direkt.

Skicka varje part sin egen flygplats, flyg, datum, passagerarlista, destination, accepterat pris och instruktioner för förarmöte. Om en person betalar för flera resor, förtydliga betalningsarrangemanget så att ankommande gäster vet vad som förväntas av dem.

Spara bekräftad flygplatsupphämtning offline innan du flyger. Undvik att säga åt flera parter att bara leta efter samma bil eller följa en annan gästs meddelande: instruktionerna måste stämma överens med den bokning de faktiskt använder.

Ställ in ett tydligt svar på ett försenat eller ändrat flyg

Anta att en part anländer först och det andra flyget är försenat. Den första parten kanske föredrar att fortsätta till villan. Om den ursprungliga planen var ett delat fordon, kontakta transportteamet innan du ändrar det; att separera resorna kräver tillgänglighet, nya mötesinstruktioner och ett accepterat pris.

På samma sätt flyttar inte ett flyg som landar tidigt automatiskt hela gruppens avgång framåt. Håll de andra passagerarna och den mottagande värden informerade och be vägteamet att bekräfta eventuella reviderade arrangemang.

Använd checklista för ändrad flygtransport för uppdateringar. Identifiera den berörda parten och bokningen när du skickar ett meddelande så att teamet inte av misstag tillämpar en resenärs ändring på alla.

Undvik att göra de första gästerna ansvariga för att lösa en senare fests flygplatsmöte medan de reser till villan. Ge varje part en direktkontakt och håll en arrangör ansvarig för den övergripande ankomstlistan.

Kontrollera bagage och sittplatser för varje faktisk fordon

En stor kombinerad gästsumma är inte en bagageplan. En part kan komma med golffodral, en annan med barnvagn och en annan med enbart kabinväskor. Tilldela människor och utrustning till de resor de faktiskt ska ta.

Om parterna delar ett fordon, kombinera sin fulla last innan du begär godkännande. Fråga samtidigt om barnstolar och eventuella rörlighetskrav. Utgå inte från att oanvända säten garanterar tillräckligt med utrymme för alla fall eller att utrustning helt enkelt kan följa med i ett annat fordon.

Den passagerar- och bagageplaneringsguide hjälper till att förbereda en fullständig förfrågan. Om gruppen byter fordon eller delar sig efter en försening, bekräfta vart bagaget och eventuella nödvändiga platser kommer att resa innan du accepterar ersättningsplanen.

Ordna en mottagande värd för varje villaankomst

Fråga värden om den aktuella villaidentifieraren, kartnålen, nåbar kontakt och eventuell gäst- eller fordonsauktorisering som måste ordnas. Bekräfta om det medföljande stiftet identifierar själva villan eller bara en gemenskapsingång.

För varje ankomst, fastställa vem som ska ta emot gästerna och hur de får tillträde. Om värden förväntar sig att bara träffa den första parten, klargör hur senare gäster kommer in och vem de ska ringa. Anta inte att det första fordonets ankomst frigör åtkomst för varje senare resa.

Den Casa de Campo sida för villaöverföring stöder vägförfrågan, medan värden bekräftar tillgång till boende. En chaufför har inte automatiskt nycklar, tillhandahåller fastighetstillstånd eller stannar kvar på fastigheten tills andra flyg anländer.

Berätta för värden om ändringar som påverkar gästöverlämningen. Håll privata gästdokument hos den part som faktiskt kräver dem; en användbar resväg behöver vanligtvis reseinformation och kontakter snarare än en delad mapp med allas identitetshandlingar.

Förbered även avgångar som separata resor

Gäster som anländer separat kan också åka på olika dagar eller från olika flygplatser. Skapa en avgångslista med hjälp av varje parts faktiska flyg, lokala datum, flygplats och överenskommen insamlingsplats i villan.

Be transportteamet bekräfta varje hämtning och pris. En delad boendeadress betyder inte att alla ska åka tillsammans, och en ankomstreservation reserverar inte automatiskt ett fordon för en annan gästs avresa.

Om du vill ha en delad flygplatsresa, kontrollera att tidpunkten fungerar för varje inkluderat flyg innan du väljer det. Koordinera beredskap med gästerna och värden och få väglagets acceptans. Försena inte ett tidigare flygs passagerare enbart för att passa någon som avgår senare.

Skicka en översikt, med en tydlig förfrågan för varje resa

Använd denna kort för att hålla arrangörens översikt överensstämmande med instruktionerna som skickas till varje resesällskap.

• Villaidentifierare, kartnål och mottagande värdkontakt.
• En ankomstrad per sällskap: flygplats, flyg, lokalt datum och huvudpassagerare.
• Passagerarnummer, bagage, barnstolar och fordonskrav för varje resa.
• Separata hämtningar begärs, eller en föreslagen delad avgång som kräver godkännande.
• Frågor om väntan, ett försenat andra flyg och eventuella reviderade reseavgifter.
• Vem betalar och vilka bokningsuppgifter varje resande får.
• En separat avgångslista där returflyg redan är kända.

Skicka flyg- och villadetaljerna via LRM VIP bokningsformulär, förklara vilka parter du vill citeras tillsammans. En översikt hjälper teamet att bedöma begäran; det är inte en ersättning för accepterade arrangemang för varje resa.

När du har bekräftat, ge värden den slutliga ankomstlistan och skicka varje part sina egna instruktioner. Uppdatera den listan när planerna ändras så att passagerarna, arrangören, mottagande värd och vägteam arbetar utifrån samma resplan.