Skill personene som er involvert i bestillingen
For en eksekutivassistent, reisekoordinator eller vert er nøkkeloppgaven å sørge for at reservasjonen fortsatt fungerer når du ikke er tilgjengelig. Gjesten bør vite hvem han skal kontakte, hvor han skal møte og om det forventes betaling fra dem.
En bestilling kan involvere flere personer hvis navn og ansvar er forskjellige.
| Rolle | Informasjon å gi |
|---|---|
| Reisende gjest | Navn som skal brukes for det avtalte henteskiltet og en kontaktperson som kan nås |
| Arrangør | Navn, kontaktinformasjon og ansvar for å koordinere forespørselen |
| Betaler | Hvem skal gjøre opp prisen og eventuelle krav til kvittering eller fakturering |
| Destinasjonskontakt | Verts-, resepsjons- eller arrangementskontakt som kan avklare endelig adresse |
| Backup kontakt | Noen autorisert til å hjelpe hvis arrangøren ikke kan nås |
En person kan fylle flere roller. Oppgi det tydelig i stedet for å forlate transportsentralen for å utlede det fra en e-postsignatur eller nummeret som ble brukt til å sende forespørselen.
Bruk gjestens navn for det avtalte henteskiltet
Hvis du sender inn forespørselen med dine egne opplysninger, gjør klart hvilket navn som hører hjemme på skiltet. En leder som leter etter sitt eget navn, kan overse et skilt som bærer assistentens navn.
Hvis du foretrekker en annen identifikator, spør utsendingen om den kan imøtekommes. Ikke anta at en firmalogo, diskret hilsen eller alternativ identifikasjonsprosedyre er inkludert.
Oppgi en kontakt som faktisk skal reise
Kontornummeret ditt er nyttig for planlegging, men det hjelper kanskje ikke en gjest som står ved ankomster mens kontoret er stengt.
Oppgi en passasjers brukbare kontaktnummer og fortell dem hvilken ekspedisjonskontakt som skal lagres. Hvis de forventer å bytte SIM-kort, oppdater reservasjonen deretter. Guiden til forblir tilgjengelig for en LRM henting forklarer hvordan du forbereder en offline sikkerhetskopi.
Bekreft destinasjonen utenfor det kjente navnet
Casa de Campo kan beskrive den generelle destinasjonen uten å identifisere gjestens faktiske ankomstpunkt. En hotellresepsjon, privat villa og møtelokale kan kreve ulike veibeskrivelser.
For en overføring fra LRM til Casa de Campo, oppgi nøyaktig destinasjon og relevant reservasjonsnavn. Be overnattingsstedet eller arrangementsverten bekrefte inngangen og eventuelle adgangsordninger.
Påfør samme forsiktighet på Bayahibe og Dominicus. Bruk hele eiendomsnavnet fra overnattingsbekreftelsen, i stedet for et forkortet feriestedmerke eller en generell referanse til La Romana.
Bestem om gjesten skal til hotellet eller møtet først
Hvis en klient har til hensikt å reise direkte til en forretningsavtale, spesifiser den destinasjonen før du ber om billettprisen.
En hotelltransfer inkluderer ikke automatisk et annet drop-off, et møtestopp eller en sjåfør som venter mens gjesten deltar på en avtale. Hver ekstra bevegelse trenger aksept og en bekreftet pris.
Tillat fleksibilitet etter en internasjonal ankomst. Landingstid er ikke tiden gjesten vil være klar til å forlate flyplassen.
Beskriv kjøretøykravene som en komplett last
Send passasjertall sammen med bagasjelisten. Inkluder alle som følger med lederen, for eksempel en kollega, partner eller barn. Nyttige detaljer inkluderer:
- Antall kofferter og kabinvesker i full størrelse.
- Golfkofferter, presentasjonsmateriell eller andre klumpete gjenstander.
- Krav til barnesete.
- Mobilitetsbehov som påvirker ombordstigning eller sitteplasser.
- Enhver forespurt kjøretøykategori eller spesifikk funksjon.
LRM VIPs publiserte prisside beskriver luksuriøse SUV-er og executive Sprinters. Selve oppdraget skal fortsatt være bekreftet for festen og dens bagasje. En liten passasjergruppe som bærer betydelig utstyr kan trenge et annet arrangement enn et par med to kofferter.
Bruk gruppe- og bagasjeplanleggingsguide for å forberede lastelisten. Unngå å love gjesten en bestemt modell, tilkoblingsfunksjon eller seteoppsett med mindre transportsentralen har akseptert dette kravet.
Avgjør betalingsansvar før du sender gjesteinstruksjonene
Gjesten bør vite om de forventes å betale på destinasjonen eller om arrangøren har avtalt en annen akseptert metode. Be transportsentralen for å bekrefte:
- Den komplette prisen og valutaen.
- Hvem skal betale.
- Den aksepterte betalingsmåten og tidspunktet.
- Hvorvidt det gjenstår betaling fra passasjeren.
- Hvilke kvitterings- eller fakturadetaljer kan imøtekommes.
Gi selskapets faktureringskrav før reisen. Ikke anta at en fakturakonto, innkjøpsordreordning, betalingslenke eller kredittkort er tilgjengelig.
Oppbevar betalingsinstruksjonene hos betaleren. Gjestens reisebrev trenger bare informasjonen som er relevant for reisen, inkludert om noe skal betales. Rådfør deg med veiledning for betalingsplanlegging når du utarbeider forespørselen.
Send én tydelig bekreftelse til gjesten
En lang planleggingssamtale kan inneholde utdaterte tider og foreløpige ordninger. Når transportsentralen godtar bestillingen, send gjesten et kort sammendrag basert på bekreftelsen.
Reisekort for gjester
Inkluder:
- Flyplasskode LRM, flyselskap, flynummer og lokal ankomstdato.
- Bekreftet destinasjon og inngang.
- Avtalt henteskiltnavn.
- Møteinstruks leveres ved utsendelse.
- Send kontakt og arrangørens reservekontakt.
- Om det forventes betaling fra gjesten.
- Instruksjoner for å rapportere endret fly eller problemer med å finne sjåføren.
Lagre briefen som tekst eller et skjermbilde slik at den forblir tilgjengelig uten mobildata.
For kommersielle ankomster, følg bekreftet LRM henteprosess etter flyplassformaliteter og bagasjeoppsamling. Privatflyankomster krever egen håndterer og landsidemøtekoordinering.
Bli enige om hvordan endringer skal godkjennes
Før avreise, fastslå hvem som kan godkjenne en annen destinasjon, ekstra stopp eller revidert reise.
For eksempel kan en klient bestemme seg for å besøke en kollega før han kommer til hotellet. Den forespørselen kan påvirke ruting, tilgjengelighet og kostnader. Passasjeren bør kontakte ekspeditøren, og eventuell nødvendig godkjenning fra betaleren bør innhentes før endringen behandles som akseptert.
Hvis flyet endres, send det reviderte flyselskapet, flynummeret, ankomstdatoen og flyplassen. Sporing av den opprinnelige flyvningen kommuniserer ikke en erstatningsreise.
Behold én gjeldende versjon av veiplanen. En revidert hotelladresse som bare sendes til gjesten, kan aldri nå transportsentralen.
Hold flyplassen VIP atskilt fra bilbestillingen
VIP bakketransport dekker den bekreftede veireisen. Det inkluderer ikke automatisk rask behandling, immigrasjonsassistanse, loungetilgang, privat luftfartshåndtering eller henting fra flyet.
Hvis gjesten forventer flyplassassistanse, avtal og verifiser det separat med den aktuelle leverandøren. Sørg for at gjesten forstår hvor tjenesten slutter og veioverføringsmøtet begynner.
Be om overføringen med en fullstendig brief
En nyttig første melding er: Jeg arrangerer en LRM ankomstoverføring for en klient og skal ikke reise. Vennligst bekreft tilgjengelighet og fullstendig pris.
- Navn på gjest og henteskilt:
- Flyselskap, flynummer og lokal ankomstdato:
- Nøyaktig destinasjon og inngang:
- Passasjerer og bagasje:
- Krav til kjøretøy eller assistanse:
- Reisende kontakt:
- Arrangør og backup-kontakt:
- Krav til betaler og kvittering:
- Returreise eller tilleggsbevegelser:
Send detaljene gjennom LRM VIP bestillingsskjema. Behandle forespørselen som ventende til teamet godtar ordningen og bekrefter prisen og instruksjonene.
En nyttig siste sjekk er om gjesten kan gjennomføre reisen ved hjelp av bekreftelsen du har sendt, selv om du ikke kan svare på telefonen.
Forbered gjestens ankomst
Sjekk henteprosessen, send deretter flyreisen, destinasjonen, reisekontakt og betalingskrav for skriftlig bekreftelse.
Gå gjennom hentingsinstruksjonene