Cómo reservar un traslado VIP desde LRM para un ejecutivo o cliente

Separar a las personas involucradas en la reserva.

Para un asistente ejecutivo, coordinador de viajes o anfitrión, la tarea clave es asegurarse de que la reserva siga funcionando cuando usted no esté disponible. El huésped debe saber a quién contactar, dónde reunirse y si se espera que pague por su parte.

Una reserva puede involucrar a varias personas cuyos nombres y responsabilidades difieren.

Una persona puede desempeñar varios roles. Indíquelo claramente en lugar de dejar el equipo de coordinación para deducirlo de una firma de correo electrónico o del número utilizado para enviar la consulta.

Utilice el nombre del huésped para el cartel de recogida acordado.

Si envía la solicitud utilizando sus propios datos, deje claro qué nombre pertenece al cartel. Un ejecutivo que busca su propio nombre puede pasar por alto un cartel con el nombre de su asistente.

Si prefiere un identificador diferente, pregunte al equipo de coordinación si se puede acomodar. No asuma que se incluye el logotipo de la empresa, un saludo discreto o un procedimiento de identificación alternativo.

Proporcione un contacto que realmente viajará

El número de su oficina es útil para la planificación, pero es posible que no ayude a un huésped que se encuentra en llegadas mientras su oficina está cerrada.

Proporcione el número de contacto utilizable del pasajero e indíquele qué contacto de despacho guardar. Si esperan cambiar las tarjetas SIM, actualice la reserva en consecuencia. la guía para permanecer disponible para una recogida LRM explica cómo preparar una copia de seguridad sin conexión.

Confirme el destino más allá de su nombre familiar

Casa de Campo puede describir el destino general sin identificar el punto de llegada real del huésped. La recepción de un hotel, una villa privada y un lugar de reunión pueden requerir direcciones diferentes.

por un transferir de LRM a Casa de Campo, proporcione el destino exacto y el nombre de la reserva relevante. Solicite al alojamiento o al anfitrión del evento que confirme la entrada y los arreglos de acceso.

Aplicar el mismo cuidado a Bayahibe y Dominicus. Utilice el nombre completo de la propiedad que aparece en la confirmación del alojamiento, en lugar de una marca de resort abreviada o una referencia general a La Romana.

Decidir si el huésped va primero al hotel o a la reunión.

Si un cliente tiene intención de viajar directamente a una cita de negocios, especifique ese destino antes de solicitar la tarifa.

Un traslado al hotel no incluye automáticamente un segundo regreso, una parada para una reunión o un conductor esperando mientras el huésped asiste a una cita. Cada movimiento adicional necesita aceptación y precio confirmado.

Permita flexibilidad después de una llegada internacional. La hora de aterrizaje no es la hora en que el huésped estará listo para salir del aeropuerto.

Describir los requisitos del vehículo como carga completa.

Envíe el recuento de pasajeros junto con la lista de equipaje. Incluya a cualquier persona que acompañe al ejecutivo, como un colega, pareja o niño. Los detalles útiles incluyen:

• Número de maletas grandes y bolsos de mano.
• Estuches de golf, materiales de presentación u otros artículos voluminosos.
• Requisitos de los asientos para niños.
• Necesidades de movilidad que afectan al embarque o al asiento.
• Cualquier categoría de vehículo solicitada o característica específica.

La página de precios publicada de LRM VIP describe SUV de lujo y Sprinter ejecutivos. Aún queda por confirmar la asignación real del grupo y su equipaje. Un pequeño grupo de pasajeros que transporta equipo importante puede necesitar una disposición diferente a la de una pareja con dos maletas.

Utilice el guía de planificación de grupos y equipaje para preparar la lista de carga. Evite prometerle al huésped un modelo, una función de conectividad o una distribución de asientos en particular, a menos que el equipo de coordinación haya aceptado ese requisito.

Resuelva las responsabilidades de pago antes de enviar instrucciones al huésped.

El huésped debe saber si debe pagar en el destino o si el organizador ha dispuesto otro método aceptado. Pregunte al equipo de coordinación para confirmar:

1. La tarifa completa y la moneda.
2. ¿Quién pagará?
3. El método de pago aceptado y el momento.
4. Si queda algún pago pendiente por parte del pasajero.
5. Qué detalles del recibo o factura se pueden acomodar.

Proporcionar los requisitos de facturación de la empresa antes de viajar. No asuma que hay disponible una cuenta de factura, un acuerdo de orden de compra, un enlace de pago o una función de tarjeta de crédito.

Mantenga las instrucciones de pago con el pagador. El resumen de viaje del huésped solo necesita la información relevante para su viaje, incluido si queda algo por pagar. Consulta el guía de planificación de pagos al preparar la solicitud.

Enviar una confirmación clara al huésped

Una larga conversación de planificación puede contener tiempos obsoletos y arreglos provisionales. Una vez que el equipo de coordinación acepte la reserva, envíe al huésped un breve resumen basado en esa confirmación.

Resumen de viaje del huésped

Incluye:

• Código de aeropuerto LRM, aerolínea, número de vuelo y fecha de llegada local.
• Destino y entrada confirmados.
• Nombre del cartel de recogida acordado.
• Instrucciones de reunión suministradas por despacho.
• Contacto de despacho y contacto de respaldo del organizador.
• Si se espera el pago del huésped.
• Instrucciones para informar de un cambio de vuelo o dificultad para encontrar al conductor.

Guarde el resumen como texto o una captura de pantalla para que siga disponible sin datos móviles.

Para llegadas comerciales seguir las confirmadas LRM proceso de recogida después de los trámites aeroportuarios y recogida de equipaje. Las llegadas en vuelos privados requieren su propio manejador y coordinación de reuniones en tierra.

Acordar cómo se aprobarán los cambios

Antes de viajar, establecer quién podrá autorizar un destino diferente, escala adicional o viaje revisado.

Por ejemplo, un cliente puede decidir visitar a un colega antes de llegar al hotel. Esa solicitud puede afectar el enrutamiento, la disponibilidad y el costo. El pasajero debe comunicarse con el equipo de coordinación y se debe obtener la aprobación requerida del pagador antes de considerar el cambio como aceptado.

Si el vuelo cambia, envíe la aerolínea revisada, el número de vuelo, la fecha de llegada y el aeropuerto. El seguimiento del vuelo original no comunica un itinerario de reemplazo.

Mantenga una versión actualizada del plan de carreteras. Es posible que una dirección de hotel revisada enviada únicamente al huésped nunca llegue a ser enviada.

Mantenga los servicios del aeropuerto VIP separados de la reserva del automóvil

VIP El transporte terrestre cubre el trayecto por carretera confirmado. No incluye automáticamente procesamiento rápido, asistencia de inmigración, acceso a salas VIP, manejo de aviación privada o recogida en el lado del avión.

Si el huésped espera asistencia en el aeropuerto, organícela y verifíquela por separado con el proveedor correspondiente. Asegúrese de que el huésped comprenda dónde termina ese servicio y comienza la reunión de traslado por carretera.

Solicita el traslado con un brief completo

Un primer mensaje útil es: Estoy organizando un traslado de llegada LRM para un cliente y no viajaré. Por favor confirmar disponibilidad y tarifa completa.

• Nombre del huésped y del cartel de recogida:
• Aerolínea, número de vuelo y fecha de llegada local:
• Destino exacto y entrada:
• Pasajeros y equipaje:
• Requisitos de vehículo o asistencia:
• Contacto de viaje:
• Organizador y contacto de respaldo:
• Requisitos de pagador y recibo:
• Viaje de regreso o movimientos adicionales:

Envía los datos a través del LRM VIP formulario de reserva. Trate la solicitud como pendiente hasta que el equipo acepte el acuerdo y confirme el precio y las instrucciones.

Una comprobación final útil es si el huésped puede completar el viaje utilizando la confirmación que usted envió, incluso si no puede contestar su teléfono.