将参与预订的人员分开
对于行政助理、旅行协调员或房东来说，关键任务是确保在您不在时预订仍然有效。客人应该知道该联系谁、在哪里见面以及是否需要他们付款。
一次预订可能涉及姓名和职责不同的多名人员。
| 角色 | 需要提供的信息 |
|---|---|
| 旅行的客人 | 用于约定取件标志的名称和可联系的联系人 |
| 主办单位 | 姓名、联系方式以及协调请求的责任 |
| 付款人 | 谁将支付票价以及任何收据或账单要求 |
| 目的地联系方式 | 可以澄清最终地址的主持人、接待处或活动联系人 |
| 备份联系人 | 如果无法联系到组织者，有权提供帮助的人 |
一个人可以担任多个角色。清楚地说明这一点，而不是让调度从电子邮件签名或用于发送查询的号码中推断出来。
使用客人的姓名作为约定的接送标志
如果您使用自己的详细信息提交请求，请明确标牌上属于哪个名字。寻找自己名字的高管可能会忽略带有其助理名字的标志。
如果您希望使用不同的标识符，请询问调度是否可以接受。不要假设其中包含公司徽标、谨慎的问候语或替代识别程序。
提供实际旅行的联系人
您的办公室号码对于规划很有用，但在您的办公室关闭时，它可能对站在到达大厅的客人没有帮助。
提供乘客可用的联系电话，并告诉他们要保存哪个调度联系人。如果他们希望更换 SIM 卡，请相应更新预订。指南 保持 LRM 接送服务的可达性 解释如何准备离线备份。
确认熟悉名称之外的目的地
Casa de Campo 可能会描述整个目的地，但不会识别客人的实际到达点。酒店接待处、私人别墅和会议场所可能需要不同的方向。
对于一个 从LRM转乘Casa de Campo，提供准确的目的地和相关的预订名称。请住宿或活动主办方确认入口和任何通道安排。
对Bayahibe和Dominicus进行同样的护理。使用住宿确认信中的完整酒店名称，而不是缩写的度假村品牌或对La Romana的一般引用。
决定客人先去酒店还是先去开会
如果客户打算直接前往商务约会，请在请求票价之前指定目的地。
酒店接送服务不会自动包括第二次下车、集合地点或在客人出席预约时等待的司机。每个额外的机芯都需要接受和确认的价格。
国际抵达后允许灵活处理。着陆时间不是客人准备离开机场的时间。
将车辆要求描述为满载
将乘客数量与行李清单一起发送。包括陪同高管的任何人，例如同事、合作伙伴或孩子。有用的细节包括：
- 全尺寸行李箱和随身行李袋的数量。
- 高尔夫球箱、演示材料或其他大件物品。
- 儿童座椅要求。
- 流动性需求会影响登机或座位。
- 任何请求的车辆类别或特定功能。
LRM VIP 发布的定价页面描述了豪华 SUV 和行政短跑车型。仍应确认该团体及其行李的实际分配。携带大量设备的小型乘客团体可能需要与携带两个手提箱的夫妇不同的安排。
使用 团体和行李规划指南 准备装载清单。避免向客人承诺特定的型号、连接功能或座位布局，除非调度已接受该要求。
在发送客人指示之前解决付款责任
客人应该知道他们是否需要在目的地付款或者组织者是否安排了其他可接受的方式。要求调度确认：
- 完整的票价和货币。
- 谁来付钱。
- 接受的付款方式和时间。
- 乘客是否仍有欠款。
- 可以提供哪些收据或发票详细信息。
旅行前提供公司账单要求。不要假设发票帐户、采购订单安排、付款链接或信用卡设施可用。
向付款人保留付款指示。客人的旅行简介只需要与其旅程相关的信息，包括是否有任何应付费用。咨询 付款计划指南 准备请求时。
向客人发送一份明确的确认信息
长时间的计划对话可能包含过时的时间和临时安排。调度员接受预订后，将根据该确认信息向客人发送简短摘要。
宾客旅行简介
包括：
- 机场代码 LRM、航空公司、航班号和当地抵达日期。
- 确认目的地和入口。
- 商定的取货标志名称。
- 由调度提供的会议指示。
- 调度联系人和组织者的备用联系人。
- 是否需要客人付款。
- 报告航班变更或难以找到司机的说明。
将摘要保存为文本或屏幕截图，以便在没有移动数据的情况下也可以使用。
对于商业抵达，请遵循已确认的 LRM 取货流程 办理机场手续和领取行李后。私人航班抵达需要有自己的处理人员和陆侧会议协调。
同意变更的批准方式
在旅行之前，确定谁可以授权不同的目的地、额外的停留或修改行程。
例如，客户可能决定在到达酒店之前拜访一位同事。该请求可能会影响路由、可用性和成本。乘客应联系调度中心，并在将变更视为已接受之前获得任何所需的付款人批准。
如果航班变更，请发送修改后的航空公司、航班号、抵达日期和机场。跟踪原始航班不会传达替代行程。
保留一份当前版本的道路规划。仅发送给客人的修改后的酒店地址可能永远不会送达。
将机场 VIP 服务与汽车预订分开
VIP 地面交通涵盖已确认的公路行程。它不会自动包括快速通道处理、移民协助、休息室使用、私人航空处理或飞机侧面接送。
如果客人需要机场协助，请与相应的提供商单独安排并核实。确保客人了解服务在哪里结束以及公路接送会议从哪里开始。
请求转移并提供完整的简介
有用的第一条消息是：我正在为客户安排 LRM 抵达接送服务，并且不会出行。请确认空房情况和完整票价。
- 客人和接载人姓名：
- 航空公司、航班号和当地抵达日期：
- 具体目的地及入口：
- 旅客及行李：
- 车辆或援助要求：
- 出差联系方式：
- 主办单位及后备联系人：
- 付款人和收据要求：
- 回程或额外行程：
通过发送详细信息 LRM VIP 预订表格。在团队接受安排并确认价格和说明之前，将请求视为待处理。
一个有用的最终检查是，即使您无法接听电话，客人是否可以使用您发送的确认信息完成旅程。