Como reservar um transfer VIP de LRM para um executivo ou cliente

Separe as pessoas envolvidas na reserva

Para um assistente executivo, coordenador de viagens ou anfitrião, a principal tarefa é garantir que a reserva ainda funcione quando você não estiver disponível. O hóspede deve saber quem contatar, onde se encontrar e se espera pagamento dele.

Uma reserva pode envolver várias pessoas cujos nomes e responsabilidades são diferentes.

Uma pessoa pode preencher diversas funções. Afirme isso claramente, em vez de deixar o despacho para inferir a partir de uma assinatura de e-mail ou do número usado para enviar a consulta.

Use o nome do hóspede para a placa de coleta combinada

Se você enviar a solicitação usando seus próprios dados, deixe claro qual nome pertence à placa. Um executivo que procura seu próprio nome pode ignorar uma placa com o nome de seu assistente.

Se preferir um identificador diferente, pergunte ao despacho se ele pode ser acomodado. Não presuma que um logotipo da empresa, uma saudação discreta ou um procedimento de identificação alternativo esteja incluído.

Forneça um contato que realmente estará viajando

O número do seu escritório é útil para o planejamento, mas pode não ajudar um hóspede que está chegando enquanto seu escritório está fechado.

Forneça o número de contato utilizável do passageiro e informe qual contato de despacho salvar. Se eles pretendem trocar os cartões SIM, atualize a reserva de acordo. O guia para permanecendo acessível para uma coleta LRM explica como preparar um backup offline.

Confirme o destino além do nome familiar

Casa de Campo pode descrever o destino geral sem identificar o ponto real de chegada do hóspede. A recepção de um hotel, uma villa privada e um local de reunião podem exigir direções diferentes.

Por um transferir de LRM para Casa de Campo, forneça o destino exato e o nome da reserva relevante. Peça ao alojamento ou anfitrião do evento para confirmar a entrada e quaisquer acordos de acesso.

Aplique o mesmo cuidado em Bayahibe e Dominicus. Use o nome completo da propriedade na confirmação da acomodação, em vez de uma marca de resort abreviada ou uma referência geral a La Romana.

Decida se o hóspede vai primeiro ao hotel ou à reunião

Se o cliente pretende viajar diretamente para um compromisso de negócios, especifique esse destino antes de solicitar a tarifa.

Uma transferência de hotel não inclui automaticamente um segundo desembarque, uma parada para reunião ou um motorista esperando enquanto o hóspede comparece a um compromisso. Cada movimento adicional necessita de aceitação e de um preço confirmado.

Permita flexibilidade após uma chegada internacional. O horário de pouso não é o horário em que o hóspede estará pronto para sair do aeroporto.

Descreva os requisitos do veículo como uma carga completa

Envie a contagem de passageiros junto com a lista de bagagem. Inclua qualquer pessoa que acompanhe o executivo, como colega, parceiro ou filho. Detalhes úteis incluem:

• Número de malas grandes e malas de cabine.
• Estojos de golfe, materiais de apresentação ou outros itens volumosos.
• Requisitos para cadeiras de criança.
• Necessidades de mobilidade que afetam o embarque ou os assentos.
• Qualquer categoria de veículo solicitada ou recurso específico.

A página de preços publicada de LRM VIP descreve SUVs de luxo e Sprinters executivos. A atribuição efetiva ainda deverá ser confirmada para o grupo e sua bagagem. Um pequeno grupo de passageiros que transporta equipamento substancial pode necessitar de uma disposição diferente de um casal com duas malas.

Use o guia de planejamento de grupo e bagagem para preparar a lista de carga. Evite prometer ao hóspede um determinado modelo, recurso de conectividade ou layout de assento, a menos que o despacho tenha aceitado esse requisito.

Acerte as responsabilidades de pagamento antes de enviar as instruções ao hóspede

O hóspede deve saber se deverá pagar no destino ou se o organizador providenciou outro método aceito. Peça ao despacho para confirmar:

1. A tarifa completa e moeda.
2. Quem vai pagar.
3. O método de pagamento aceito e o prazo.
4. Se algum pagamento ainda é devido pelo passageiro.
5. Quais detalhes de recibo ou fatura podem ser acomodados.

Forneça os requisitos de faturamento da empresa antes da viagem. Não presuma que uma conta de fatura, acordo de pedido de compra, link de pagamento ou facilidade de cartão de crédito esteja disponível.

Mantenha as instruções de pagamento com o pagador. O resumo de viagem do hóspede precisa apenas das informações relevantes para sua viagem, incluindo se ainda há algo a pagar. Consulte o guia de planejamento de pagamento ao preparar o pedido.

Envie uma confirmação clara ao hóspede

Uma longa conversa sobre planejamento pode conter prazos desatualizados e arranjos provisórios. Assim que o despacho aceitar a reserva, envie ao hóspede um breve resumo com base nessa confirmação.

Resumo da viagem dos hóspedes

Incluir:

• Código do aeroporto LRM, companhia aérea, número do voo e data local de chegada.
• Destino e entrada confirmados.
• Nome do sinal de coleta acordado.
• Instruções de reunião fornecidas por despacho.
• Contato de despacho e contato de backup do organizador.
• Se o pagamento é esperado do hóspede.
• Instruções para relatar uma alteração de voo ou dificuldade em encontrar o motorista.

Salve o resumo como texto ou captura de tela para que permaneça disponível sem dados móveis.

Para chegadas comerciais, siga as confirmações LRM processo de coleta após formalidades aeroportuárias e coleta de bagagem. As chegadas em voos privados exigem seu próprio manipulador e coordenação de reuniões em terra.

Combine como as alterações serão aprovadas

Antes da viagem, estabeleça quem pode autorizar um destino diferente, uma parada extra ou uma viagem revisada.

Por exemplo, um cliente pode decidir visitar um colega antes de chegar ao hotel. Essa solicitação pode afetar o roteamento, a disponibilidade e o custo. O passageiro deverá entrar em contato com o despacho e qualquer aprovação necessária do pagador deverá ser obtida antes de tratar a alteração como aceita.

Se o voo mudar, envie a companhia aérea revisada, número do voo, data de chegada e aeroporto. Rastrear o voo original não comunica um itinerário substituto.

Mantenha uma versão atualizada do plano rodoviário. Um endereço de hotel revisado enviado apenas ao hóspede poderá nunca chegar ao despacho.

Mantenha os serviços do aeroporto VIP separados da reserva do carro

VIP o transporte terrestre cobre a viagem rodoviária confirmada. Não inclui automaticamente processamento acelerado, assistência de imigração, acesso a salas VIP, assistência em aviação privada ou coleta na aeronave.

Se o hóspede espera assistência no aeroporto, providencie e verifique isso separadamente com o fornecedor apropriado. Certifique-se de que o hóspede entenda onde termina o serviço e começa a reunião de transferência rodoviária.

Solicite a transferência com um briefing completo

Uma primeira mensagem útil é: estou organizando uma transferência de chegada de LRM para um cliente e não viajarei. Por favor, confirme a disponibilidade e a tarifa completa.

• Nome do convidado e da placa de embarque:
• Companhia aérea, número do voo e data local de chegada:
• Destino exato e entrada:
• Passageiros e bagagem:
• Requisitos de veículo ou assistência:
• Contato de viagem:
• Organizador e contato de backup:
• Requisitos do pagador e do recebimento:
• Viagem de regresso ou movimentos adicionais:

Envie os detalhes através do LRM VIP formulário de reserva. Trate a solicitação como pendente até que a equipe aceite o acordo e confirme o preço e as instruções.

Uma verificação final útil é se o hóspede pode completar a viagem utilizando a confirmação que enviou, mesmo que não possa atender o telefone.