予約に関係する人々を分離する
エグゼクティブアシスタント、トラベルコーディネーター、ホストにとって重要な仕事は、不在時でも予約が確実に機能するようにすることです。ゲストは誰に連絡すればよいか、どこで会うべきか、支払いが期待されるかどうかを知っておく必要があります。
予約には、名前も責任も異なる複数の人が関与する場合があります。
| 役割 | 提供する情報 |
|---|---|
| 旅行客 | 合意された集荷サインに使用する名前と連絡可能な連絡先 |
| 主催者 | 名前、連絡先の詳細、リクエストを調整する責任 |
| 支払者 | 運賃と領収書または請求要件を誰が決済するか |
| 宛先の連絡先 | 最終的な住所を明確にできる主催者、受付、またはイベント担当者 |
| バックアップ連絡先 | 主催者と連絡が取れない場合に支援する権限のある人 |
1 人が複数の役割を担う場合があります。電子メールの署名や問い合わせの送信に使用された番号から推測するためにディスパッチを終了するのではなく、そのことを明確に述べてください。
同意された送迎サインにはゲストの名前を使用してください
あなた自身の詳細を使用してリクエストを送信する場合は、看板にどの名前が属するかを明確にしてください。自分の名前を探している幹部は、アシスタントの名前が書かれた看板を見落とす可能性があります。
別の識別子を希望する場合は、対応できるかどうかディスパッチに問い合わせてください。会社のロゴ、控えめな挨拶、または代替の識別手順が含まれていると想定しないでください。
実際に旅行する連絡先を入力してください
オフィス番号は計画には役立ちますが、オフィスが閉まっている間に到着時に立っているゲストには役に立たない可能性があります。
乗客の使用可能な連絡先番号を提供し、どの配車連絡先を保存するかを伝えます。 SIM カードを変更する予定がある場合は、それに応じて予約を更新してください。へのガイド LRM のピックアップまで連絡可能な状態を維持する オフライン バックアップを準備する方法について説明します。
見慣れた名前の先にある目的地を確認する
Casa de Campo は、ゲストの実際の到着地点を特定せずに、全体的な目的地を説明する場合があります。ホテルのフロント、プライベートヴィラ、会議会場では、異なる道順が必要になる場合があります。
のために LRM から Casa de Campo への転送、正確な目的地と関連する予約名を入力します。宿泊施設またはイベント主催者に連絡して、入り口とアクセスの手配を確認してください。
BayahibeとDominicusも同様にお手入れしてください。短縮されたリゾート ブランドや一般的な La Romana の参照ではなく、宿泊予約確認書に記載されている完全な宿泊施設名を使用してください。
ゲストがホテルに行くのか、それとも最初に会うのかを決定する
顧客がビジネスの予定に直接移動する予定の場合は、運賃を要求する前に目的地を指定してください。
ホテルへの送迎には、ゲストが約束に出席している間の 2 回目の降車、待ち合わせ、またはドライバーの待機は自動的には含まれません。追加のムーブメントには承認と価格の確認が必要です。
国際線到着後の柔軟性を考慮してください。着陸時間は、お客様が空港を出る準備が整う時間ではありません。
車両要件を完全な荷物として説明します
乗客数を荷物リストと一緒に送信してください。同僚、パートナー、子供など、役員に同伴する人も含めます。役立つ詳細情報は次のとおりです。
- フルサイズのスーツケースと機内持ち込み手荷物の数。
- ゴルフケースやプレゼン資料などかさばる物。
- チャイルドシートの要件。
- モビリティのニーズは搭乗または座席に影響します。
- リクエストされた車両カテゴリまたは特定の機能。
LRM VIP の公開価格ページでは、高級 SUV とエグゼクティブ スプリンターについて説明しています。パーティーとその荷物については、実際の割り当てを確認する必要があります。十分な装備を運ぶ少人数の乗客グループでは、スーツケースを 2 つ持つカップルとは異なる手配が必要になる場合があります。
を使用します。 グループと荷物の計画ガイド ロードリストを準備します。ディスパッチがその要件を受け入れない限り、ゲストに特定のモデル、接続機能、または座席のレイアウトを約束することは避けてください。
ゲストに指示を送信する前に支払い責任を解決してください
ゲストは目的地で支払う必要があるのか、それとも主催者が別の受け入れ可能な方法を手配しているのかを知っておく必要があります。ディスパッチに確認を依頼してください:
- 完全な運賃と通貨。
- 誰が支払うのか。
- 受け入れられる支払い方法とタイミング。
- 乗客からの支払いが残っているかどうか。
- 対応できる領収書または請求書の詳細。
旅行前に会社の請求要件を提示します。請求書アカウント、発注書の取り決め、支払いリンク、またはクレジット カード機能が利用可能であると想定しないでください。
支払い指示は支払者に保管してください。ゲストの旅行概要には、未払いがあるかどうかなど、旅行に関連する情報のみが必要です。に相談してください。 支払い計画ガイド リクエストを準備するとき。
ゲストに明確な確認を 1 つ送信します
計画に関する長い会話には、期限切れや暫定的な取り決めが含まれる可能性があります。ディスパッチが予約を受け入れたら、その確認に基づいて短い概要をゲストに送信します。
ゲスト旅行概要
含める:
- 空港コード LRM、航空会社、便名、現地到着日。
- 目的地と入口を確認しました。
- 合意されたピックアップサイン名。
- 会議の指示は派遣で提供されます。
- 派遣連絡先と主催者のバックアップ連絡先。
- ゲストからの支払いが期待されるかどうか。
- フライトの変更やドライバーが見つからない場合の報告手順。
概要をテキストまたはスクリーンショットとして保存すると、モバイル データなしでも利用できるようになります。
商用到着の場合は、確認済みの手順に従ってください LRM受け取りプロセス 空港手続きと手荷物受け取り後。プライベート フライトで到着する場合は、専用のハンドラーと地上での会議の調整が必要です。
変更の承認方法に同意する
旅行前に、別の目的地、追加の経由地、または旅程の修正を誰が承認できるかを確立してください。
たとえば、クライアントはホテルに着く前に同僚を訪ねることを決めるかもしれません。このリクエストは、ルーティング、可用性、コストに影響を与える可能性があります。乗客は配車担当者に連絡し、必要な支払い者の承認を得てから、変更を受け入れたものとして扱う必要があります。
フライトが変更になった場合は、変更後の航空会社、便名、到着日、空港を送信してください。元のフライトを追跡しても、代替の旅程は通知されません。
道路計画の最新バージョンを 1 つ保持します。修正されたホテルの住所がゲストにのみ送信された場合、発送されることはありません。
空港 VIP サービスを車の予約とは別にしてください
VIP 陸上輸送は確認済みの陸路での移動をカバーします。これには、ファストトラック処理、入国サポート、ラウンジへのアクセス、民間航空の取り扱い、航空機でのピックアップは自動的には含まれません。
ゲストが空港でのサポートを期待している場合は、適切なサービス提供者と個別に手配し、確認してください。ゲストがどこでそのサービスが終了し、道路送迎の会議が始まるのかを理解していることを確認してください。
完全な概要を記載して転送をリクエストする
役立つ最初のメッセージは次のとおりです。お客様のために LRM 到着時の送迎を手配しており、旅行は予定しておりません。空席状況と完全な運賃をご確認ください。
- ゲストとピックアップサインの名前:
- 航空会社、便名、現地到着日:
- 正確な目的地と入り口:
- 乗客と荷物:
- 車両または補助の要件:
- 出張連絡先:
- 主催者とバックアップの連絡先:
- 支払者と領収書の要件:
- 復路または追加の移動:
詳細を送信してください。 LRM VIP 予約フォーム。チームが取り決めを受け入れ、価格と指示を確認するまで、リクエストは保留中として扱います。
有益な最終チェックは、電話に出られない場合でも、ゲストが送信した確認書を使用して旅行を完了できるかどうかです。