Cum rezervi un transfer VIP de la LRM pentru un director sau client

Separați persoanele implicate în rezervare

Pentru un asistent executiv, coordonator de călătorie sau gazdă, sarcina cheie este să se asigure că rezervarea încă funcționează atunci când nu ești disponibil. Oaspetele trebuie să știe pe cine să contacteze, unde să se întâlnească și dacă se așteaptă plata de la ei.

O rezervare poate implica mai multe persoane ale căror nume și responsabilități diferă.

O persoană poate ocupa mai multe roluri. Indicați acest lucru în mod clar, în loc să lăsați expedierea pentru a o deduce dintr-o semnătură de e-mail sau din numărul folosit pentru a trimite cererea.

Folosiți numele oaspetelui pentru semnul de preluare convenit

Dacă trimiteți cererea folosind propriile dumneavoastră detalii, clarificați ce nume aparține semnului. Un director care își caută propriul nume poate trece cu vederea un semn care poartă numele asistentului său.

Dacă preferați un alt identificator, întrebați expeditorul dacă acesta poate fi găzduit. Nu presupuneți că este inclusă o siglă a companiei, un salut discret sau o procedură alternativă de identificare.

Furnizați un contact care chiar va călători

Numărul biroului dvs. este util pentru planificare, dar poate să nu ajute un oaspete care stă la sosiri în timp ce biroul dvs. este închis.

Furnizați numărul de contact utilizabil al pasagerului și spuneți-i ce persoană de contact de expediere să salveze. Dacă se așteaptă să schimbe cartelele SIM, actualizați rezervarea în consecință. Ghidul pentru rămânând accesibil pentru o ridicare LRM explică cum să pregătiți o copie de rezervă offline.

Confirmați destinația dincolo de numele familiar

Casa de Campo poate descrie destinația generală fără a identifica punctul real de sosire al oaspetelui. O recepție de hotel, o vilă privată și un loc de întâlnire pot necesita direcții diferite.

Pentru a transfer de la LRM la Casa de Campo, furnizați destinația exactă și numele rezervării relevante. Solicitați cazarea sau gazda evenimentului să confirme intrarea și eventualele aranjamente de acces.

Aplică aceeași îngrijire la Bayahibe și Dominicus. Utilizați numele complet al proprietății din confirmarea unității de cazare, mai degrabă decât o marcă de stațiune scurtată sau o referință generală la La Romana.

Decideți dacă oaspetele merge mai întâi la hotel sau la întâlnire

Dacă un client intenționează să călătorească direct la o întâlnire de afaceri, specificați acea destinație înainte de a solicita tariful.

Un transfer la hotel nu include automat un al doilea transfer, o oprire de întâlnire sau un șofer care așteaptă în timp ce oaspetele participă la o întâlnire. Fiecare mișcare suplimentară necesită acceptare și un preț confirmat.

Permiteți flexibilitate după o sosire internațională. Ora de aterizare nu este momentul în care oaspetele va fi gata să părăsească aeroportul.

Descrieți cerințele vehiculului ca o încărcătură completă

Trimiteți numărul de pasageri împreună cu lista de bagaje. Includeți pe oricine care însoțește directorul, cum ar fi un coleg, partener sau copil. Detaliile utile includ:

• Numărul de valize mari și genți de mână.
• Cutii de golf, materiale de prezentare sau alte articole voluminoase.
• Cerințe pentru scaunul pentru copii.
• Nevoile de mobilitate care afectează îmbarcarea sau locurile.
• Orice categorie de vehicul sau caracteristică specifică solicitată.

Pagina de prețuri publicată de LRM VIP descrie SUV-uri de lux și Sprinteri executivi. Misiunea efectivă ar trebui să fie confirmată în continuare pentru petrecere și bagajele acesteia. Un grup mic de pasageri care transportă echipamente substanțiale poate avea nevoie de un aranjament diferit față de un cuplu cu două valize.

Utilizați ghid de planificare a grupului și a bagajelor pentru a pregăti lista de încărcare. Evitați să promiteți oaspeților un anumit model, o funcție de conectivitate sau un aspect al scaunelor, cu excepția cazului în care expedierea a acceptat această cerință.

Stabiliți responsabilitățile de plată înainte de a trimite instrucțiunile pentru oaspeți

Oaspetele trebuie să știe dacă se așteaptă să plătească la destinație sau dacă organizatorul a aranjat o altă metodă acceptată. Solicitați expedierii să confirme:

1. Tariful complet și moneda.
2. Cine va plăti.
3. Metoda și calendarul de plată acceptate.
4. Dacă o plată rămâne datorată de la pasager.
5. Ce detalii de chitanță sau factură pot fi incluse.

Furnizați cerințele companiei de facturare înainte de călătorie. Nu presupuneți că este disponibil un cont de factură, un aranjament de comandă de achiziție, un link de plată sau un card de credit.

Păstrați instrucțiunile de plată cu plătitorul. Documentul de călătorie al oaspetelui are nevoie doar de informațiile relevante pentru călătoria lor, inclusiv dacă ceva rămâne plătibil. Consultați ghid de planificare a plăților la pregătirea cererii.

Trimiteți o confirmare clară oaspetelui

O conversație lungă de planificare poate conține timpi depășiți și aranjamente provizorii. Odată ce expedierea acceptă rezervarea, trimiteți oaspetelui un scurt rezumat pe baza confirmării respective.

Scurtă călătorie pentru oaspeți

Include:

• Codul aeroportului LRM, compania aeriană, numărul zborului și data locală de sosire.
• Destinație și intrare confirmate.
• Nume agreat pentru semnul de ridicare.
• Instrucțiuni de întâlnire furnizate prin expediere.
• Contactul de expediere și contactul de rezervă al organizatorului.
• Dacă se așteaptă plata de la oaspete.
• Instrucțiuni pentru raportarea unui zbor schimbat sau dificultăți în găsirea șoferului.

Salvați rezumatul ca text sau o captură de ecran, astfel încât să rămână disponibil fără date mobile.

Pentru sosiri comerciale, urmați confirmarea LRM proces de ridicare după formalitățile aeroportuare și ridicarea bagajelor. Sosirile cu zboruri private necesită propriul operator și coordonarea întâlnirilor de la sol.

Acordați cum vor fi aprobate modificările

Înainte de călătorie, stabiliți cine poate autoriza o altă destinație, oprire suplimentară sau călătorie revizuită.

De exemplu, un client poate decide să viziteze un coleg înainte de a ajunge la hotel. Această solicitare poate afecta rutarea, disponibilitatea și costul. Pasagerul trebuie să contacteze dispeceratul și orice aprobare necesară plătitorului trebuie să fie obținută înainte de a trata modificarea ca fiind acceptată.

Dacă zborul se schimbă, trimiteți compania aeriană revizuită, numărul zborului, data sosirii și aeroportul. Urmărirea zborului inițial nu comunică un itinerar de înlocuire.

Păstrați o versiune actuală a planului rutier. Este posibil ca o adresă revizuită a hotelului trimisă numai oaspetelui să nu ajungă niciodată la expediere.

Păstrați serviciile aeroportului VIP separate de rezervarea mașinii

VIP transportul la sol acoperă călătoria rutieră confirmată. Nu include automat procesarea rapidă, asistența pentru imigrare, accesul la lounge, manipularea aviației private sau preluarea din partea aeronavei.

Dacă oaspetele așteaptă asistență de la aeroport, aranjați și verificați-o separat cu furnizorul corespunzător. Asigurați-vă că oaspetele înțelege unde se termină acel serviciu și unde începe întâlnirea de transfer rutier.

Solicitați transferul cu un brief complet

Un prim mesaj util este: aranjez un transfer la sosire de LRM pentru un client și nu voi călători. Vă rugăm să confirmați disponibilitatea și tariful complet.

• Nume invitat și semnul de ridicare:
• Compania aeriană, numărul zborului și data locală de sosire:
• Destinația exactă și intrarea:
• Pasageri și bagaje:
• Cerințe pentru vehicul sau asistență:
• Contact de călătorie:
• Organizator și contact de rezervă:
• Cerințe pentru plătitor și chitanță:
• Călătoria de întoarcere sau mișcări suplimentare:

Trimite detaliile prin intermediul LRM VIP formular de rezervare. Tratați cererea ca fiind în așteptare până când echipa acceptă aranjamentul și confirmă prețul și instrucțiunile.

O verificare finală utilă este dacă oaspetele poate finaliza călătoria folosind confirmarea pe care ați trimis-o, chiar dacă nu puteți răspunde la telefon.