Réserver un transfert VIP depuis LRM pour un dirigeant ou un client

Séparez les personnes impliquées dans la réservation

Pour un assistant exécutif, un coordinateur de voyage ou un hôte, la tâche clé est de s'assurer que la réservation fonctionne toujours lorsque vous n'êtes pas disponible. Le client doit savoir qui contacter, où se rencontrer et si un paiement est attendu de sa part.

Une réservation peut impliquer plusieurs personnes dont les noms et responsabilités diffèrent.

Une personne peut remplir plusieurs rôles. Indiquez-le clairement plutôt que de laisser l’équipe de coordination le déduire d'une signature électronique ou du numéro utilisé pour envoyer la demande.

Utilisez le nom du voyageur pour le panneau de prise en charge convenu

Si vous soumettez la demande en utilisant vos propres coordonnées, indiquez clairement quel nom doit figurer sur le panneau. Un cadre qui recherche son propre nom peut ignorer une pancarte portant le nom de son assistant.

Si vous préférez un identifiant différent, demandez à l’équipe de coordination s'il peut être accepté. Ne présumez pas qu’un logo d’entreprise, un message d’accueil discret ou une procédure d’identification alternative sont inclus.

Indiquez un contact qui sera réellement en voyage

Votre numéro de bureau est utile pour la planification, mais il peut ne pas aider un invité à l'arrivée alors que votre bureau est fermé.

Fournissez le numéro de contact utilisable d’un passager et indiquez-lui quel contact de répartition enregistrer. S'ils prévoient de changer de carte SIM, mettez à jour la réservation en conséquence. Le guide de rester joignable pour un retrait à LRM explique comment préparer une sauvegarde hors ligne.

Confirmez la destination au-delà de son nom familier

Casa de Campo peut décrire la destination globale sans identifier le point d’arrivée réel du client. Une réception d’hôtel, une villa privée et un lieu de réunion peuvent nécessiter des directions différentes.

Pour un transfert du LRM au Casa de Campo, indiquez la destination exacte et le nom de la réservation correspondant. Demandez à l'hôte de l'hébergement ou de l'événement de confirmer l'entrée et les modalités d'accès.

Appliquez le même soin aux Bayahibe et Dominicus. Utilisez le nom complet de la propriété figurant sur la confirmation de l'hébergement, plutôt qu'une marque de complexe abrégée ou une référence générale à La Romana.

Décidez si le client se rendra d'abord à l'hôtel ou à la réunion

Si un client a l'intention de se rendre directement à un rendez-vous d'affaires, précisez cette destination avant de demander le tarif.

Un transfert à l'hôtel n'inclut pas automatiquement un deuxième dépôt, un arrêt de rendez-vous ou un chauffeur en attente pendant que le client se présente à un rendez-vous. Chaque mouvement supplémentaire nécessite une acceptation et un prix confirmé.

Autoriser la flexibilité après une arrivée internationale. L’heure d’atterrissage n’est pas l’heure à laquelle le client sera prêt à quitter l’aéroport.

Décrire les exigences du véhicule comme un chargement complet

Envoyez le nombre de passagers avec la liste des bagages. Incluez toute personne accompagnant le dirigeant, comme un collègue, un partenaire ou un enfant. Les détails utiles incluent :

• Nombre de valises pleine grandeur et de sacs cabine.
• Mallettes de golf, matériel de présentation ou autres objets encombrants.
• Exigences en matière de siège enfant.
• Besoins de mobilité affectant l’embarquement ou les sièges.
• Toute catégorie de véhicule ou fonctionnalité spécifique demandée.

La page de tarification publiée par LRM VIP décrit les SUV de luxe et les Sprinter exécutifs. L'affectation réelle doit encore être confirmée pour le groupe et ses bagages. Un petit groupe de passagers transportant un équipement important peut avoir besoin d'un agencement différent de celui d'un couple avec deux valises.

Utilisez le guide de planification de groupe et de bagages pour préparer la liste de chargement. Évitez de promettre au client un modèle, une fonctionnalité de connectivité ou une disposition des sièges en particulier, à moins que l’équipe de coordination n'ait accepté cette exigence.

Régler les responsabilités de paiement avant d'envoyer les instructions au client

Le client doit savoir s'il est censé payer sur place ou si l'organisateur a mis en place une autre méthode acceptée. Demandez au dispatching de confirmer :

1. Le tarif complet et la devise.
2. Qui va payer.
3. Le mode de paiement accepté et le calendrier.
4. Si un paiement reste dû par le passager.
5. Quels détails du reçu ou de la facture peuvent être pris en compte.

Fournir les exigences de facturation de l’entreprise avant le voyage. Ne présumez pas qu’un compte de facturation, un arrangement de bon de commande, un lien de paiement ou une installation de carte de crédit sont disponibles.

Conservez les instructions de paiement avec le payeur. Le dossier de voyage du client ne nécessite que les informations pertinentes pour son voyage, notamment si quelque chose reste à payer. Consultez le guide de planification des paiements lors de la préparation de la demande.

Envoyer une confirmation claire au client

Une longue conversation de planification peut contenir des délais dépassés et des arrangements provisoires. Une fois que l’équipe de coordination accepte la réservation, envoyez au client un bref résumé basé sur cette confirmation.

Brief de voyage des invités

Inclure :

• Code aéroport LRM, compagnie aérienne, numéro de vol et date d'arrivée locale.
• Destination et entrée confirmées.
• Nom convenu du panneau de collecte.
• Consignes de réunion fournies par dispatch.
• Contact d’expédition et contact de secours de l’organisateur.
• Si le paiement est attendu de la part du client.
• Instructions pour signaler un changement de vol ou une difficulté à trouver le chauffeur.

Enregistrez le brief sous forme de texte ou de capture d'écran afin qu'il reste disponible sans données mobiles.

Pour les arrivées commerciales, suivez les indications confirmées LRM processus de ramassage après les formalités aéroportuaires et la récupération des bagages. Les arrivées par vol privé nécessitent leur propre gestionnaire et la coordination des points de rencontre côté ville.

Convenir de la manière dont les modifications seront approuvées

Avant le voyage, déterminez qui peut autoriser une destination différente, un arrêt supplémentaire ou un voyage modifié.

Par exemple, un client peut décider de rendre visite à un collègue avant d'arriver à l'hôtel. Cette demande peut affecter le routage, la disponibilité et le coût. Le passager doit contacter l’équipe de coordination et toute approbation requise du payeur doit être obtenue avant de traiter le changement comme accepté.

Si le vol change, envoyez la compagnie aérienne révisée, le numéro de vol, la date d'arrivée et l'aéroport. Le suivi du vol d'origine ne communique pas un itinéraire de remplacement.

Conservez une version actuelle du plan de route. Une adresse d'hôtel révisée envoyée uniquement au client peut ne jamais parvenir à l’équipe de coordination.

Séparez les services VIP de l'aéroport de la réservation de voiture

VIP le transport terrestre couvre le trajet routier confirmé. Cela n'inclut pas automatiquement le traitement accéléré, l'assistance à l'immigration, l'accès aux salons, la prise en charge par l'aviation privée ou le ramassage à bord de l'avion.

Si le client attend une assistance aéroportuaire, organisez-le et vérifiez-le séparément auprès du prestataire approprié. Assurez-vous que l'invité comprend où se termine ce service et où commence la réunion de transfert routier.

Demander le transfert avec un brief complet

Un premier message utile est le suivant : j'organise un transfert à l'arrivée à LRM pour un client et je ne voyagerai pas. Veuillez confirmer la disponibilité et le tarif complet.

• Nom de l'invité et du panneau de collecte :
• Compagnie aérienne, numéro de vol et date d'arrivée locale :
• Destination et entrée exactes :
• Passagers et bagages :
• Exigences en matière de véhicule ou d'assistance :
• Contact itinérant :
• Organisateur et contact de secours :
• Exigences du payeur et du reçu :
• Voyage retour ou mouvements supplémentaires :

Envoyez les détails via le LRM VIP formulaire de réservation. Traitez la demande comme en attente jusqu'à ce que l'équipe accepte l'arrangement et confirme le prix et les instructions.

Une dernière vérification utile consiste à savoir si le client peut effectuer son voyage à l'aide de la confirmation que vous lui avez envoyée, même si vous ne pouvez pas répondre à votre téléphone.