Boka VIP-transfer från LRM åt en chef eller kund

Separera personerna som är involverade i bokningen

För en chefsassistent, resekoordinator eller värd är nyckeluppgiften att se till att bokningen fortfarande fungerar när du inte är tillgänglig. Gästen bör veta vem den ska kontakta, var han ska träffas och om betalning förväntas från dem.

En bokning kan involvera flera personer vars namn och ansvar skiljer sig åt.

En person kan fylla flera roller. Ange det tydligt i stället för att lämna trafikledningen för att härleda det från en e-postsignatur eller numret som användes för att skicka förfrågan.

Använd gästens namn för den överenskomna hämtningsskylten

Om du skickar in begäran med dina egna uppgifter, gör klart vilket namn som hör hemma på skylten. En chef som letar efter sitt eget namn kan förbise en skylt som bär deras assistents namn.

Om du föredrar en annan identifierare, fråga avsändaren om den kan rymmas. Antag inte att en företagslogotyp, diskret hälsning eller alternativ identifiering ingår.

Ange en kontakt som faktiskt ska resa

Ditt kontorsnummer är användbart för planering, men det kanske inte hjälper en gäst som står i ankomster medan ditt kontor är stängt.

Ange passagerarens användbara kontaktnummer och tala om för dem vilken sändningskontakt som ska sparas. Om de förväntar sig att byta SIM-kort, uppdatera reservationen därefter. Guiden till förblir tillgänglig för en LRM upphämtning förklarar hur man förbereder en offline backup.

Bekräfta destinationen bortom dess välbekanta namn

Casa de Campo kan beskriva den övergripande destinationen utan att identifiera gästens faktiska ankomstpunkt. En hotellreception, privat villa och möteslokal kan kräva olika vägbeskrivningar.

För en överföra från LRM till Casa de Campo, ange exakt destination och relevant bokningsnamn. Be boendet eller evenemangsvärden bekräfta ingången och eventuella tillträdesarrangemang.

Applicera samma försiktighet på Bayahibe och Dominicus. Använd hela fastighetsnamnet från boendebekräftelsen, snarare än ett förkortat resortmärke eller en allmän referens till La Romana.

Bestäm om gästen går till hotellet eller mötet först

Om en kund har för avsikt att resa direkt till ett affärsmöte, ange den destinationen innan du begär priset.

En hotelltransfer inkluderar inte automatiskt en andra avlämning, ett mötesstopp eller en chaufför som väntar medan gästen kommer på ett möte. Varje ytterligare rörelse kräver acceptans och ett bekräftat pris.

Tillåt flexibilitet efter en internationell ankomst. Landningstiden är inte den tid som gästen är redo att lämna flygplatsen.

Beskriv fordonskraven som en hel last

Skicka passagerarantalet tillsammans med bagagelistan. Inkludera alla som följer med chefen, till exempel en kollega, partner eller barn. Användbara detaljer inkluderar:

• Antal fullstora resväskor och kabinväskor.
• Golffodral, presentationsmaterial eller andra skrymmande föremål.
• Krav på barnstolar.
• Rörlighetsbehov som påverkar ombordstigning eller sittplatser.
• Varje efterfrågad fordonskategori eller specifik funktion.

LRM VIPs publicerade prissida beskriver lyxiga stadsjeepar och exekutiva Sprinters. Själva uppdraget bör fortfarande vara bekräftat för festen och dess bagage. En liten passagerargrupp som bär betydande utrustning kan behöva ett annat arrangemang än ett par med två resväskor.

Använd grupp- och bagageplaneringsguide för att förbereda lastlistan. Undvik att lova gästen en viss modell, anslutningsfunktion eller sittplatslayout om inte trafikledningen har accepterat det kravet.

Avgör betalningsansvaret innan du skickar gästinstruktionerna

Gästen bör veta om de förväntas betala på destinationen eller om arrangören har ordnat med en annan accepterad metod. Be trafikledningen för att bekräfta:

1. Hela biljettpriset och valutan.
2. Vem ska betala.
3. Godkänd betalningsmetod och tidpunkt.
4. Om någon betalning kvarstår från passageraren.
5. Vilka kvitto- eller fakturauppgifter kan rymmas.

Ange företagets faktureringskrav före resa. Anta inte att ett fakturakonto, inköpsorderarrangemang, betalningslänk eller kreditkortsmöjlighet är tillgänglig.

Behåll betalningsinstruktionerna hos betalaren. Gästens resebrev behöver bara information som är relevant för deras resa, inklusive om något återstår att betala. Rådfråga betalningsplaneringsguide när du förbereder begäran.

Skicka en tydlig bekräftelse till gästen

Ett långt planeringssamtal kan innehålla föråldrade tider och provisoriska arrangemang. När sändningen accepterar bokningen, skicka en kort sammanfattning till gästen baserat på den bekräftelsen.

Resekort för gäster

Inkludera:

• Flygplatskod LRM, flygbolag, flightnummer och lokalt ankomstdatum.
• Bekräftad destination och entré.
• Överenskommen pickup-skylt namn.
• Mötesinstruktioner levereras med utskick.
• Skicka kontakt och arrangörens reservkontakt.
• Om betalning förväntas från gästen.
• Instruktioner för att rapportera ett ändrat flyg eller svårigheter att hitta föraren.

Spara korten som text eller en skärmdump så att den förblir tillgänglig utan mobildata.

För kommersiella ankomster, följ de bekräftade LRM upphämtningsprocessen efter flygplatsformaliteter och bagageupphämtning. Ankomster med privatflyg kräver sin egen hanterare och samordning av möten på landsidan.

Kom överens om hur ändringar ska godkännas

Före resan, fastställa vem som kan godkänna en annan destination, extra stopp eller reviderad resa.

En kund kan till exempel välja att besöka en kollega innan han når hotellet. Den begäran kan påverka routing, tillgänglighet och kostnad. Passageraren bör kontakta expeditionen och eventuellt erforderligt betalargodkännande bör erhållas innan ändringen behandlas som accepterad.

Om flyget ändras, skicka det reviderade flygbolaget, flightnummer, ankomstdatum och flygplats. Att spåra det ursprungliga flyget kommunicerar inte en ersättningsresplan.

Behåll en aktuell version av vägplanen. En reviderad hotelladress som endast skickas till gästen kan aldrig nå utskick.

Håll flygplatsen VIP åtskilda från bilbokningen

VIP marktransport täcker den bekräftade vägresan. Det inkluderar inte automatiskt snabb bearbetning, immigrationshjälp, tillgång till lounge, privat flyghantering eller hämtning vid flygplan.

Om gästen förväntar sig flygplatsassistans, ordna och verifiera det separat med lämplig leverantör. Se till att gästen förstår var tjänsten slutar och vägöverföringsmötet börjar.

Begär överföringen med en fullständig brief

Ett användbart första meddelande är: Jag ordnar en LRM ankomsttransfer för en kund och kommer inte att resa. Vänligen bekräfta tillgänglighet och fullständigt pris.

• Namn på gäst och upphämtningsskylt:
• Flygbolag, flightnummer och lokalt ankomstdatum:
• Exakt destination och entré:
• Passagerare och bagage:
• Krav på fordon eller assistans:
• Resande kontakt:
• Arrangör och reservkontakt:
• Krav på betalare och kvitto:
• Hemresa eller ytterligare rörelser:

Skicka detaljerna via LRM VIP bokningsformulär. Behandla begäran som väntande tills teamet accepterar arrangemanget och bekräftar priset och instruktionerna.

En användbar sista kontroll är om gästen kan genomföra resan med den bekräftelse du har skickat, även om du inte kan svara i telefonen.