VIP-Transfer ab LRM für Führungskräfte oder Kunden buchen

Trennen Sie die an der Buchung beteiligten Personen

Für einen Assistenten der Geschäftsleitung, einen Reisekoordinator oder einen Gastgeber besteht die Hauptaufgabe darin, sicherzustellen, dass die Reservierung auch dann funktioniert, wenn Sie nicht verfügbar sind. Der Gast sollte wissen, an wen er sich wenden kann, wo er sich treffen kann und ob von ihm eine Bezahlung erwartet wird.

An einer Buchung können mehrere Personen beteiligt sein, deren Namen und Zuständigkeiten sich unterscheiden.

Eine Person kann mehrere Rollen ausfüllen. Geben Sie dies deutlich an, anstatt es dem Versand zu überlassen, es aus einer E-Mail-Signatur oder der zum Senden der Anfrage verwendeten Nummer abzuleiten.

Verwenden Sie den Namen des Gastes für das vereinbarte Abholschild

Wenn Sie die Anfrage mit Ihren eigenen Daten stellen, machen Sie deutlich, welcher Name auf das Schild gehört. Eine Führungskraft, die nach ihrem eigenen Namen sucht, übersieht möglicherweise ein Schild mit dem Namen ihres Assistenten.

Wenn Sie eine andere Kennung bevorzugen, fragen Sie beim Versand nach, ob diese berücksichtigt werden kann. Gehen Sie nicht davon aus, dass ein Firmenlogo, eine diskrete Begrüßung oder ein alternatives Identifizierungsverfahren enthalten ist.

Geben Sie einen Kontakt an, der tatsächlich reisen wird

Ihre Büronummer ist für die Planung nützlich, aber einem Gast, der im Ankunftsbereich steht, während Ihr Büro geschlossen ist, ist sie möglicherweise nicht hilfreich.

Geben Sie die verwendbare Kontaktnummer eines Passagiers an und teilen Sie ihm mit, welcher Versandkontakt gespeichert werden soll. Wenn Sie beabsichtigen, die SIM-Karte zu wechseln, aktualisieren Sie die Reservierung entsprechend. Der Leitfaden zu Bleiben Sie für eine LRM Abholung erreichbar erklärt, wie man ein Offline-Backup vorbereitet.

Bestätigen Sie das Ziel über seinen bekannten Namen hinaus

Casa de Campo kann das allgemeine Reiseziel beschreiben, ohne den tatsächlichen Ankunftsort des Gastes anzugeben. Für eine Hotelrezeption, eine private Villa und einen Tagungsort können unterschiedliche Anweisungen erforderlich sein.

Für einen Transfer von LRM nach Casa de CampoGeben Sie das genaue Ziel und den Namen der entsprechenden Reservierung an. Bitten Sie die Unterkunft oder den Veranstaltungsveranstalter, den Einlass und etwaige Zugangsvereinbarungen zu bestätigen.

Wenden Sie die gleiche Sorgfalt auf Bayahibe und Dominicus an. Verwenden Sie den vollständigen Namen der Unterkunft aus der Unterkunftsbestätigung und nicht eine verkürzte Resortmarke oder einen allgemeinen Verweis auf La Romana.

Entscheiden Sie, ob der Gast zuerst ins Hotel oder zum Treffen geht

Wenn ein Kunde direkt zu einem Geschäftstermin reisen möchte, geben Sie das Ziel an, bevor Sie den Fahrpreis anfordern.

Ein Hoteltransfer beinhaltet nicht automatisch einen zweiten Transfer, einen Zwischenstopp oder einen Fahrer, der wartet, während der Gast einen Termin wahrnimmt. Jede weitere Bewegung bedarf einer Abnahme und eines bestätigten Preises.

Ermöglichen Sie Flexibilität nach einer internationalen Ankunft. Die Landezeit ist nicht die Zeit, zu der der Gast bereit ist, den Flughafen zu verlassen.

Beschreiben Sie die Fahrzeuganforderungen als Komplettladung

Senden Sie die Passagierzahl zusammen mit der Gepäckliste. Beziehen Sie alle Begleitpersonen der Führungskraft mit ein, zum Beispiel einen Kollegen, Partner oder ein Kind. Zu den nützlichen Details gehören:

• Anzahl der großen Koffer und Handgepäckstücke.
• Golfkoffer, Präsentationsmaterialien oder andere sperrige Gegenstände.
• Anforderungen an Kindersitze.
• Mobilitätsbedürfnisse, die sich auf das Einsteigen oder Sitzen auswirken.
• Jede gewünschte Fahrzeugkategorie oder spezifische Funktion.

Die veröffentlichte Preisseite von LRM VIP beschreibt Luxus-SUVs und Executive-Sprinter. Der tatsächliche Einsatz sollte für die Gruppe und ihr Gepäck noch bestätigt werden. Eine kleine Passagiergruppe mit umfangreicher Ausrüstung benötigt möglicherweise eine andere Regelung als ein Paar mit zwei Koffern.

Benutzen Sie die Leitfaden zur Gruppen- und Gepäckplanung um die Ladeliste zu erstellen. Vermeiden Sie es, dem Gast ein bestimmtes Modell, eine bestimmte Konnektivitätsfunktion oder eine bestimmte Sitzanordnung zu versprechen, es sei denn, die Versandabteilung hat diese Anforderung akzeptiert.

Klären Sie die Zahlungsverpflichtungen, bevor Sie dem Gast Anweisungen senden

Der Gast sollte wissen, ob von ihm die Zahlung am Zielort erwartet wird oder ob der Veranstalter eine andere akzeptierte Zahlungsmethode vereinbart hat. Bitten Sie den Versand um eine Bestätigung:

1. Der komplette Fahrpreis und die Währung.
2. Wer wird bezahlen?
3. Die akzeptierte Zahlungsmethode und der Zeitpunkt.
4. Ob noch Zahlungen vom Passagier fällig sind.
5. Welche Beleg- oder Rechnungsdetails können berücksichtigt werden?

Geben Sie vor Reiseantritt die Abrechnungsanforderungen des Unternehmens an. Gehen Sie nicht davon aus, dass ein Rechnungskonto, eine Bestellvereinbarung, ein Zahlungslink oder eine Kreditkartenfunktion verfügbar ist.

Bewahren Sie die Zahlungsanweisungen beim Zahler auf. In der Reisebeschreibung des Gastes sind lediglich die für die Reise relevanten Informationen erforderlich, darunter auch die Frage, ob noch etwas zu zahlen ist. Konsultieren Sie die Leitfaden zur Zahlungsplanung bei der Vorbereitung der Anfrage.

Senden Sie dem Gast eine eindeutige Bestätigung

Ein langes Planungsgespräch kann veraltete Zeitangaben und Provisorien beinhalten. Sobald der Versand die Buchung akzeptiert, senden Sie dem Gast eine kurze Zusammenfassung auf der Grundlage dieser Bestätigung.

Reisebeschreibung für Gäste

Beinhaltet:

• Flughafencode LRM, Fluggesellschaft, Flugnummer und lokales Ankunftsdatum.
• Bestätigtes Ziel und Eingang.
• Vereinbarter Abholname.
• Besprechungsanweisungen per Versand.
• Versandkontakt und Ersatzkontakt des Organisators.
• Ob eine Zahlung vom Gast erwartet wird.
• Anweisungen zum Melden eines geänderten Fluges oder Schwierigkeiten bei der Suche nach dem Fahrer.

Speichern Sie das Briefing als Text oder Screenshot, damit es auch ohne mobile Daten verfügbar bleibt.

Befolgen Sie bei gewerblichen Ankünften die bestätigten Anweisungen LRM Abholvorgang nach Flughafenformalitäten und Gepäckabholung. Für Ankünfte mit Privatflügen ist ein eigener Flugbegleiter und die Koordinierung der Treffen am Land erforderlich.

Vereinbaren Sie, wie Änderungen genehmigt werden

Legen Sie vor der Reise fest, wer ein anderes Ziel, einen zusätzlichen Zwischenstopp oder eine geänderte Reise genehmigen darf.

Beispielsweise könnte ein Kunde beschließen, einen Kollegen zu besuchen, bevor er das Hotel erreicht. Diese Anfrage kann sich auf Routing, Verfügbarkeit und Kosten auswirken. Der Passagier sollte sich an die Abfertigung wenden und die erforderliche Genehmigung des Zahlers einholen, bevor er die Änderung als akzeptiert betrachtet.

Wenn sich der Flug ändert, senden Sie die geänderte Fluggesellschaft, Flugnummer, Ankunftsdatum und Flughafen. Durch die Verfolgung des ursprünglichen Fluges wird keine Ersatzroute übermittelt.

Behalten Sie eine aktuelle Version des Straßenplans. Eine geänderte Hoteladresse, die nur an den Gast gesendet wird, erreicht möglicherweise nie den Versand.

Halten Sie Flughafendienstleistungen VIP getrennt von der Mietwagenbuchung

VIP Der Landtransport deckt die bestätigte Straßenreise ab. Es beinhaltet nicht automatisch die beschleunigte Bearbeitung, Unterstützung bei der Einwanderung, Lounge-Zugang, private Flugabfertigung oder Abholung am Flugzeug.

Wenn der Gast Unterstützung am Flughafen erwartet, vereinbaren und überprüfen Sie dies separat mit dem entsprechenden Anbieter. Stellen Sie sicher, dass der Gast versteht, wo dieser Service endet und das Road-Transfer-Meeting beginnt.

Fordern Sie den Transfer mit einem vollständigen Briefing an

Eine nützliche erste Nachricht lautet: Ich arrangiere einen LRM Ankunftstransfer für einen Kunden und werde nicht reisen. Bitte bestätigen Sie die Verfügbarkeit und den vollständigen Fahrpreis.

• Name des Gastes und des Abholers:
• Fluggesellschaft, Flugnummer und lokales Ankunftsdatum:
• Genaues Ziel und Eingang:
• Passagiere und Gepäck:
• Fahrzeug- oder Assistenzanforderungen:
• Reisekontakt:
• Veranstalter und Ersatzkontakt:
• Anforderungen an den Zahler und die Quittung:
• Rückreise oder zusätzliche Bewegungen:

Senden Sie die Details über die LRM VIP Buchungsformular. Behandeln Sie die Anfrage als ausstehend, bis das Team die Vereinbarung akzeptiert und den Preis und die Anweisungen bestätigt.

Eine sinnvolle abschließende Kontrolle ist, ob der Gast die Reise mit der von Ihnen gesendeten Bestätigung auch dann abschließen kann, wenn Sie nicht ans Telefon gehen.