Adskil de involverede personer i reservationen
For en eksekutivassistent, rejsekoordinator eller vært er nøgleopgaven at sikre, at reservationen stadig fungerer, når du ikke er tilgængelig. Gæsten skal vide, hvem den skal kontakte, hvor den skal mødes, og om der forventes betaling fra dem.
En booking kan involvere flere personer, hvis navne og ansvar er forskellige.
| Rolle | Oplysninger at give |
|---|---|
| Rejsende gæst | Navn, der skal bruges til det aftalte afhentningsskilt og en tilgængelig kontaktperson |
| Arrangør | Navn, kontaktoplysninger og ansvar for at koordinere anmodningen |
| Betaler | Hvem skal afregne billetprisen og eventuelle krav til kvittering eller fakturering |
| Destinationskontakt | Værts-, receptions- eller eventkontakt, der kan afklare den endelige adresse |
| Backup kontakt | En person, der er autoriseret til at hjælpe, hvis arrangøren ikke kan nås |
En person kan udfylde flere roller. Angiv det tydeligt i stedet for at forlade forsendelsen for at udlede det fra en e-mailsignatur eller nummeret, der blev brugt til at sende forespørgslen.
Brug gæstens navn til det aftalte afhentningsskilt
Hvis du indsender anmodningen med dine egne oplysninger, skal du gøre dig klart, hvilket navn der hører til på skiltet. En leder, der leder efter deres eget navn, kan overse et skilt, der bærer deres assistents navn.
Hvis du foretrækker en anden identifikator, så spørg kørselskontoret, om den kan imødekommes. Antag ikke, at et firmalogo, en diskret hilsen eller en alternativ identifikationsprocedure er inkluderet.
Angiv en kontaktperson, der rent faktisk skal rejse
Dit kontornummer er nyttigt til planlægning, men det hjælper muligvis ikke en gæst, der står i ankomster, mens dit kontor er lukket.
Angiv en passagers brugbare kontaktnummer, og fortæl dem, hvilken afsendelseskontakt, der skal gemmes. Hvis de forventer at skifte SIM-kort, skal du opdatere reservationen i overensstemmelse hermed. Vejledningen til forbliver tilgængelig for en LRM afhentning forklarer, hvordan man forbereder en offline backup.
Bekræft destinationen ud over dets velkendte navn
Casa de Campo kan beskrive den overordnede destination uden at identificere gæstens faktiske ankomstpunkt. En hotelreception, privat villa og mødested kan kræve forskellige retninger.
For en overførsel fra LRM til Casa de Campo, angiv den nøjagtige destination og det relevante reservationsnavn. Bed bolig- eller begivenhedsværten om at bekræfte indgangen og eventuelle adgangsordninger.
Anvend samme omhu på Bayahibe og Dominicus. Brug det fulde ejendomsnavn fra indkvarteringsbekræftelsen i stedet for et forkortet feriestedsmærke eller en generel henvisning til La Romana.
Beslut om gæsten skal til hotellet eller møde først
Hvis en klient har til hensigt at rejse direkte til en forretningsaftale, skal du angive denne destination, før du anmoder om billetprisen.
En hoteloverførsel inkluderer ikke automatisk et andet drop-off, et mødestop eller en chauffør, der venter, mens gæsten deltager i en aftale. Hver yderligere bevægelse kræver accept og en bekræftet pris.
Tillad fleksibilitet efter en international ankomst. Landingstid er ikke det tidspunkt, hvor gæsten vil være klar til at forlade lufthavnen.
Beskriv køretøjets krav som en komplet last
Send passagertallet sammen med bagagelisten. Inkluder enhver, der ledsager direktøren, såsom en kollega, partner eller barn. Nyttige detaljer omfatter:
- Antal kufferter i fuld størrelse og håndbagagetasker.
- Golfsager, præsentationsmaterialer eller andre omfangsrige genstande.
- Krav til barnesæde.
- Mobilitetsbehov, der påvirker boarding eller siddepladser.
- Enhver efterspurgt køretøjskategori eller specifik funktion.
LRM VIPs offentliggjorte prisside beskriver luksus-SUV'er og executive Sprinters. Selve tildelingen skal stadig være bekræftet for festen og dens bagage. En lille passagergruppe, der medbringer væsentligt udstyr, kan have brug for et andet arrangement end et par med to kufferter.
Brug gruppe- og bagageplanlægningsguide for at udarbejde belastningslisten. Undgå at love gæsten en bestemt model, tilslutningsfunktion eller siddeindretning, medmindre kørselskontoret har accepteret dette krav.
Afgør betalingsansvaret, før du sender gæstens instruktioner
Gæsten skal vide, om de forventes at betale på destinationen, eller om arrangøren har arrangeret en anden accepteret metode. Bed kørselskontoret for at bekræfte:
- Den komplette billetpris og valuta.
- Hvem skal betale.
- Den accepterede betalingsmetode og timing.
- Om en eventuel betaling forfalder fra passageren.
- Hvilke kvitterings- eller fakturaoplysninger kan der være plads til.
Angiv virksomhedens faktureringskrav før rejsen. Antag ikke, at en fakturakonto, købsordreordning, betalingslink eller kreditkortfacilitet er tilgængelig.
Opbevar betalingsinstrukser hos betaleren. Gæstens rejsekort behøver kun de oplysninger, der er relevante for deres rejse, herunder om der skal betales noget. Rådfør dig med betalingsplanlægningsvejledning ved udarbejdelse af anmodningen.
Send en klar bekræftelse til gæsten
En lang planlægningssamtale kan indeholde forældede tider og foreløbige arrangementer. Når kørselskontoret accepterer reservationen, skal du sende gæsten en kort oversigt baseret på denne bekræftelse.
Gæsterejsekort
Inkluder:
- Lufthavnskode LRM, flyselskab, flynummer og lokal ankomstdato.
- Bekræftet destination og indgang.
- Aftalt afhentningsskilt navn.
- Mødevejledning udleveres ved forsendelse.
- Send kontakt og arrangørens backup-kontakt.
- Om der forventes betaling fra gæsten.
- Instruktioner til at rapportere en ændret flyvning eller problemer med at finde chaufføren.
Gem briefen som tekst eller et skærmbillede, så den forbliver tilgængelig uden mobildata.
For kommercielle ankomster, følg den bekræftede LRM afhentningsproces efter lufthavnsformaliteter og bagageopsamling. Ankomster til privatflyvninger kræver deres egen håndterer og koordinering af landsidemøder.
Aftal hvordan ændringer godkendes
Inden rejsen skal du fastslå, hvem der kan tillade en anden destination, ekstra stop eller revideret rejse.
For eksempel kan en klient beslutte at besøge en kollega, før han når frem til hotellet. Denne anmodning kan påvirke routing, tilgængelighed og omkostninger. Passageren skal kontakte afsenderen, og enhver påkrævet betalergodkendelse skal indhentes, før ændringen behandles som accepteret.
Hvis flyet ændres, skal du sende det reviderede flyselskab, flynummer, ankomstdato og lufthavn. Sporing af den oprindelige flyvning kommunikerer ikke en erstatningsrejseplan.
Behold én aktuel version af vejplanen. En revideret hoteladresse, der kun sendes til gæsten, når muligvis aldrig kørselskontoret.
Hold lufthavnens VIP-tjenester adskilt fra bilreservationen
VIP jordtransport dækker den bekræftede vejrejse. Det inkluderer ikke automatisk hurtig behandling, immigrationsassistance, loungeadgang, privat luftfartshåndtering eller afhentning fra flyet.
Hvis gæsten forventer lufthavnsassistance, skal du arrangere og kontrollere det separat med den relevante udbyder. Sørg for, at gæsten forstår, hvor tjenesten slutter, og vejoverførselsmødet begynder.
Anmod om overførslen med en komplet brief
En nyttig første besked er: Jeg arrangerer en LRM ankomsttransfer for en klient og skal ikke rejse. Bekræft venligst tilgængelighed og den komplette billetpris.
- Navn på gæst og afhentningsskilt:
- Flyselskab, flynummer og lokal ankomstdato:
- Præcis destination og indgang:
- Passagerer og bagage:
- Krav til køretøj eller assistance:
- Rejsekontakt:
- Arrangør og backup kontakt:
- Krav til betaler og kvittering:
- Hjemrejse eller yderligere bevægelser:
Send detaljerne via LRM VIP reservationsformular. Behandl anmodningen som afventende, indtil teamet accepterer arrangementet og bekræfter prisen og instruktionerne.
En nyttig sidste kontrol er, om gæsten kan gennemføre rejsen ved hjælp af den bekræftelse, du har sendt, selvom du ikke kan tage din telefon.
Forbered din gæsts ankomst
Tjek afhentningsprocessen, og send derefter fly, destination, rejsekontakt og betalingskrav til skriftlig bekræftelse.
Gennemgå afhentningsinstruktionerne