Prenotare un transfer VIP da LRM per un dirigente o un cliente

Separare le persone coinvolte nella prenotazione

Per un assistente esecutivo, un coordinatore di viaggio o un host, il compito fondamentale è assicurarsi che la prenotazione funzioni ancora quando non sei disponibile. L'ospite deve sapere chi contattare, dove incontrarsi e se è previsto il pagamento da parte sua.

Una prenotazione può coinvolgere più persone i cui nomi e responsabilità sono diversi.

Una persona può ricoprire più ruoli. Dichiaralo chiaramente anziché lasciare che la centrale operativa lo deduca da una firma e-mail o dal numero utilizzato per inviare la richiesta.

Utilizza il nome dell'ospite per il segnale di ritiro concordato

Se invii la richiesta utilizzando i tuoi dati, chiarisci quale nome appartiene al cartello. Un dirigente che cerca il proprio nome potrebbe trascurare un cartello con il nome del proprio assistente.

Se preferisci un identificatore diverso, chiedi alla centrale operativa se può essere ospitato. Non dare per scontato che siano inclusi il logo aziendale, un saluto discreto o una procedura di identificazione alternativa.

Fornisci un contatto che viaggerà effettivamente

Il numero del tuo ufficio è utile per la pianificazione, ma potrebbe non aiutare un ospite che si trova agli arrivi mentre il tuo ufficio è chiuso.

Fornisci il numero di contatto utilizzabile del passeggero e indicagli quale contatto di spedizione salvare. Se prevedono di cambiare carta SIM, aggiorna la prenotazione di conseguenza. La guida a rimanendo raggiungibile per un ritiro alle LRM spiega come preparare un backup offline.

Conferma la destinazione oltre il suo nome familiare

Casa de Campo può descrivere la destinazione complessiva senza identificare il punto di arrivo effettivo dell'ospite. La reception di un hotel, una villa privata e una sala riunioni possono richiedere indicazioni diverse.

Per un trasferimento da LRM a Casa de Campo, fornire la destinazione esatta e il nome della prenotazione pertinente. Chiedi all'alloggio o all'organizzatore dell'evento di confermare l'ingresso e le eventuali modalità di accesso.

Applicare la stessa attenzione a Bayahibe e Dominicus. Utilizza il nome completo della struttura riportato nella conferma dell'alloggio, anziché il marchio del resort abbreviato o un riferimento generale a La Romana.

Decidi se l'ospite va prima in hotel o alla riunione

Se un cliente intende recarsi direttamente ad un appuntamento di lavoro, specificare tale destinazione prima di richiedere la tariffa.

Un trasferimento in hotel non include automaticamente un secondo trasferimento, una fermata per una riunione o un autista in attesa mentre l'ospite si presenta a un appuntamento. Ogni movimento aggiuntivo necessita di accettazione e di un prezzo confermato.

Consenti flessibilità dopo un arrivo internazionale. L'orario di atterraggio non è il momento in cui l'ospite sarà pronto a lasciare l'aeroporto.

Descrivere i requisiti del veicolo come carico completo

Invia il conteggio dei passeggeri insieme alla lista dei bagagli. Includere chiunque accompagni il dirigente, come un collega, un partner o un figlio. I dettagli utili includono:

• Numero di valigie e bagagli a mano a grandezza naturale.
• Custodie da golf, materiali di presentazione o altri oggetti ingombranti.
• Requisiti del seggiolino per bambini.
• Esigenze di mobilità che influiscono sull'imbarco o sui posti a sedere.
• Qualsiasi categoria di veicolo o caratteristica specifica richiesta.

La pagina dei prezzi pubblicata da LRM VIP descrive SUV di lusso e Sprinter executive. Dovrà comunque essere confermata l'effettiva assegnazione della comitiva e dei relativi bagagli. Un piccolo gruppo di passeggeri che trasporta attrezzature importanti potrebbe aver bisogno di una sistemazione diversa rispetto a una coppia con due valigie.

Usa il guida alla pianificazione del gruppo e dei bagagli per preparare la lista di carico. Evita di promettere all'ospite un particolare modello, funzionalità di connettività o disposizione dei posti a sedere a meno che la centrale operativa non abbia accettato tale requisito.

Stabilire le responsabilità di pagamento prima di inviare istruzioni all'ospite

L'ospite deve sapere se è previsto il pagamento a destinazione o se l'organizzatore ha concordato un altro metodo accettato. Chiedere alla centrale operativa di confermare:

1. La tariffa completa e la valuta.
2. Chi pagherà.
3. Il metodo e i tempi di pagamento accettati.
4. Se il passeggero deve ancora pagare.
5. Quali dettagli della ricevuta o della fattura possono essere ospitati.

Fornire i requisiti di fatturazione aziendale prima del viaggio. Non dare per scontato che siano disponibili un conto fattura, un accordo per l'ordine di acquisto, un collegamento di pagamento o un servizio di carta di credito.

Conserva le istruzioni di pagamento presso il pagatore. Il brief di viaggio dell'ospite necessita solo delle informazioni rilevanti per il suo viaggio, incluso se rimane qualcosa da pagare. Consulta il guida alla pianificazione dei pagamenti durante la preparazione della richiesta.

Invia una chiara conferma all'ospite

Una lunga conversazione di pianificazione può contenere tempi obsoleti e disposizioni provvisorie. Una volta che la centrale operativa ha accettato la prenotazione, invia all'ospite un breve riepilogo basato su tale conferma.

Breve descrizione del viaggio degli ospiti

Includere:

• Codice aeroporto LRM, compagnia aerea, numero del volo e data di arrivo locale.
• Destinazione e ingresso confermati.
• Nome concordato per il cartello di accoglienza.
• Istruzioni per l'incontro fornite dalla centrale operativa.
• Contatto di spedizione e contatto di riserva dell'organizzatore.
• Se è previsto il pagamento da parte dell'ospite.
• Istruzioni per segnalare un cambio di volo o difficoltà nel reperire l'autista.

Salva il brief come testo o screenshot in modo che rimanga disponibile senza dati mobili.

Per gli arrivi commerciali seguire il confermato LRM processo di ritiro dopo le formalità aeroportuali e il ritiro dei bagagli. Gli arrivi con voli privati ​​richiedono il proprio assistente e il coordinamento della riunione a terra.

Concordare come verranno approvate le modifiche

Prima del viaggio stabilire chi può autorizzare una diversa destinazione, una sosta aggiuntiva o una revisione del viaggio.

Ad esempio, un cliente può decidere di visitare un collega prima di raggiungere l'hotel. Tale richiesta può influire sul routing, sulla disponibilità e sui costi. Il passeggero deve contattare la centrale operativa e l'eventuale approvazione del pagatore deve essere ottenuta prima di considerare la modifica come accettata.

Se il volo cambia, invia la compagnia aerea modificata, il numero del volo, la data di arrivo e l'aeroporto. Il monitoraggio del volo originale non comunica un itinerario sostitutivo.

Conserva una versione corrente del piano stradale. Un indirizzo di hotel modificato inviato solo all'ospite potrebbe non arrivare mai alla centrale operativa.

Mantieni i servizi aeroportuali VIP separati dalla prenotazione dell'auto

VIP il trasporto via terra copre il viaggio stradale confermato. Non include automaticamente l'elaborazione accelerata, l'assistenza all'immigrazione, l'accesso alle lounge, la gestione dell'aviazione privata o il ritiro a bordo dell'aereo.

Se l'ospite si aspetta assistenza aeroportuale, organizzala e verificala separatamente con il fornitore appropriato. Assicurati che l'ospite capisca dove finisce il servizio e inizia l'incontro per il trasferimento su strada.

Richiedi il trasferimento con brief completo

Un primo messaggio utile è: sto organizzando un trasferimento all'arrivo di LRM per un cliente e non viaggerò. Si prega di confermare la disponibilità e la tariffa completa.

• Nome dell'ospite e del segnale di ritiro:
• Compagnia aerea, numero del volo e data di arrivo locale:
• Destinazione esatta e ingresso:
• Passeggeri e bagagli:
• Requisiti del veicolo o dell'assistenza:
• Contatto in viaggio:
• Organizzatore e contatto di riserva:
• Requisiti del pagatore e della ricevuta:
• Viaggio di ritorno o spostamenti aggiuntivi:

Invia i dettagli tramite il LRM VIP modulo di prenotazione. Tratta la richiesta come in sospeso finché il team non accetta l'accordo e conferma il prezzo e le istruzioni.

Un utile controllo finale è se l'ospite può completare il viaggio utilizzando la conferma che hai inviato, anche se non puoi rispondere al telefono.