Een VIP-transfer vanaf LRM boeken voor een zakenrelatie

Scheid de personen die betrokken zijn bij de boeking

Voor een directieassistent, reiscoördinator of gastheer is het de belangrijkste taak ervoor te zorgen dat de reservering blijft werken als u niet beschikbaar bent. De gast moet weten met wie hij contact moet opnemen, waar hij elkaar kan ontmoeten en of er van hem een ​​betaling wordt verwacht.

Bij een boeking kunnen meerdere personen betrokken zijn, wier namen en verantwoordelijkheden verschillen.

Eén persoon kan meerdere rollen vervullen. Geef dat duidelijk aan, in plaats van de verzending te verlaten en dit af te leiden uit een e-mailhandtekening of het nummer dat is gebruikt om de aanvraag te verzenden.

Gebruik de naam van de gast voor het afgesproken ophaalbord

Als u het verzoek indient met uw eigen gegevens, vermeld dan duidelijk welke naam op het bord hoort. Een leidinggevende die op zoek is naar zijn eigen naam, kan een bordje met de naam van zijn assistent over het hoofd zien.

Als u de voorkeur geeft aan een andere identificatie, vraag dan aan de verzending of dit mogelijk is. Ga er niet vanuit dat een bedrijfslogo, discrete begroeting of alternatieve identificatieprocedure inbegrepen is.

Geef een contactpersoon op die daadwerkelijk gaat reizen

Uw kantoornummer is handig voor de planning, maar het kan een gast die bij aankomst staat niet helpen terwijl uw kantoor gesloten is.

Geef het bruikbare contactnummer van een passagier op en vertel hem welk verzendcontact hij/zij moet opslaan. Als ze verwachten dat ze van simkaart zullen wisselen, werk dan de reservering dienovereenkomstig bij. De gids voor bereikbaar blijven voor een afhaling van LRM legt uit hoe u een offline back-up voorbereidt.

Bevestig de bestemming buiten de bekende naam

Casa de Campo kan de algehele bestemming beschrijven zonder het werkelijke aankomstpunt van de gast te identificeren. Een hotelreceptie, privévilla en vergaderlocatie kunnen verschillende richtingen vereisen.

Voor een overbrengen van LRM naar Casa de Campo, geef de exacte bestemming en relevante reserveringsnaam op. Vraag de accommodatie- of evenementenorganisator om de toegang en eventuele toegangsregelingen te bevestigen.

Pas dezelfde zorg toe op Bayahibe en Dominicus. Gebruik de volledige naam van de accommodatie uit de accommodatiebevestiging, in plaats van een verkorte resortnaam of een algemene verwijzing naar La Romana.

Bepaal of de gast eerst naar het hotel of de bijeenkomst gaat

Als een klant van plan is rechtstreeks naar een zakelijke afspraak te reizen, geef dan die bestemming op voordat u het tarief aanvraagt.

Een hoteltransfer omvat niet automatisch een tweede drop-off, een ontmoetingsstop of een chauffeur die wacht terwijl de gast een afspraak bijwoont. Voor elke extra beweging is acceptatie en een bevestigde prijs vereist.

Zorg voor flexibiliteit na een internationale aankomst. De landingstijd is niet het tijdstip waarop de gast klaar is om de luchthaven te verlaten.

Beschrijf de voertuigvereisten als een complete lading

Stuur het passagiersaantal samen met de bagagelijst. Betrek iedereen die de leidinggevende vergezelt, zoals een collega, partner of kind. Nuttige details zijn onder meer:

• Aantal volwaardige koffers en handbagage.
• Golfkoffers, presentatiematerialen of andere omvangrijke spullen.
• Vereisten voor kinderzitjes.
• Mobiliteitsbehoeften die van invloed zijn op het instappen of zitten.
• Elke gewenste voertuigcategorie of specifiek kenmerk.

De gepubliceerde prijspagina van LRM VIP beschrijft luxe SUV's en executive sprinters. De daadwerkelijke opdracht moet nog worden bevestigd voor het gezelschap en zijn bagage. Een kleine passagiersgroep met aanzienlijke uitrusting kan een andere opstelling nodig hebben dan een stel met twee koffers.

Gebruik de gids voor groeps- en bagageplanning het opstellen van de laadlijst. Vermijd het beloven van een bepaald model, connectiviteitsfunctie of stoelindeling aan de gast, tenzij de planningsdienst deze vereiste heeft geaccepteerd.

Regel de betalingsverantwoordelijkheden voordat u de gast instructies stuurt

De gast moet weten of er van hem wordt verwacht dat hij op de bestemming betaalt of dat de organisator een andere geaccepteerde methode heeft geregeld. Vraag de verzending om bevestiging:

1. Het volledige tarief en de valuta.
2. Wie gaat betalen.
3. De geaccepteerde betaalmethode en timing.
4. Of er nog een betaling verschuldigd is door de passagier.
5. Welke ontvangst- of factuurgegevens kunnen worden verwerkt.

Geef de factureringsvereisten van het bedrijf op voordat u op reis gaat. Ga er niet vanuit dat er een factuurrekening, een inkooporderregeling, een betalingslink of een creditcardfaciliteit beschikbaar is.

Bewaar de betalingsinstructies bij de betaler. De reisbeschrijving van de gast heeft alleen de informatie nodig die relevant is voor zijn reis, inclusief de vraag of er nog iets verschuldigd is. Raadpleeg de Gids voor betalingsplanning bij het opstellen van het verzoek.

Stuur één duidelijke bevestiging naar de gast

Een lang planningsgesprek kan achterhaalde tijden en voorlopige afspraken bevatten. Zodra de verzending de boeking accepteert, stuurt u de gast een korte samenvatting op basis van die bevestiging.

Reisoverzicht voor gasten

Inclusief:

• Luchthavencode LRM, luchtvaartmaatschappij, vluchtnummer en lokale aankomstdatum.
• Bevestigde bestemming en ingang.
• Overeengekomen naam met ophaalbord.
• Vergaderinstructies worden bij verzending meegeleverd.
• Verzendcontact en back-upcontact van de organisator.
• Of er van de gast betaling wordt verwacht.
• Instructies voor het melden van een gewijzigde vlucht of problemen bij het vinden van de chauffeur.

Sla de opdracht op als tekst of als screenshot, zodat deze ook zonder mobiele data beschikbaar blijft.

Voor commerciële aankomsten volgt u de bevestigde LRM ophaalproces na de luchthavenformaliteiten en het ophalen van de bagage. Bij aankomst met een privévlucht is een eigen begeleider en coördinatie van de vergaderingen aan de landzijde vereist.

Spreek af hoe wijzigingen worden goedgekeurd

Bepaal vóór de reis wie toestemming mag geven voor een andere bestemming, extra tussenstop of gewijzigde reis.

Een klant kan bijvoorbeeld besluiten een collega te bezoeken voordat hij het hotel bereikt. Dat verzoek kan van invloed zijn op de routering, beschikbaarheid en kosten. De passagier dient contact op te nemen met de planningsdienst en eventuele vereiste goedkeuring van de betaler moet worden verkregen voordat de wijziging als geaccepteerd wordt beschouwd.

Als de vlucht wijzigt, stuur dan de herziene luchtvaartmaatschappij, vluchtnummer, aankomstdatum en luchthaven mee. Het volgen van de oorspronkelijke vlucht geeft geen vervangend reisschema aan.

Bewaar één actuele versie van het routeplan. Een herzien hoteladres dat alleen naar de gast wordt verzonden, wordt mogelijk nooit verzonden.

Houd luchthavendiensten VIP gescheiden van de autoboeking

VIP Vervoer over land omvat de bevestigde wegreis. Het omvat niet automatisch snelle verwerking, hulp bij immigratie, toegang tot lounges, afhandeling van privéluchtvaart of ophalen aan de vliegtuigzijde.

Als de gast assistentie op de luchthaven verwacht, regel en verifieer dit dan afzonderlijk met de betreffende aanbieder. Zorg ervoor dat de gast begrijpt waar de service eindigt en de transferbijeenkomst begint.

Vraag de overdracht aan met een volledige briefing

Een nuttig eerste bericht is: ik regel een LRM aankomsttransfer voor een klant en ga niet reizen. Bevestig de beschikbaarheid en het volledige tarief.

• Naam gast en ophaalbord:
• Luchtvaartmaatschappij, vluchtnummer en lokale aankomstdatum:
• Exacte bestemming en ingang:
• Passagiers en bagage:
• Voertuig- of assistentievereisten:
• Reizend contact:
• Organisator en back-upcontact:
• Eisen aan betaler en ontvangstbewijs:
• Terugreis of extra verplaatsingen:

Stuur de gegevens via de LRM VIP boekingsformulier. Behandel het verzoek als in behandeling totdat het team het arrangement accepteert en de prijs en instructies bevestigt.

Een handige laatste controle is of de gast de reis kan voltooien met de door jou verzonden bevestiging, ook al kun je de telefoon niet opnemen.